ли:
· реквізити організації,
· вихідний номер документа,
· дата реєстрації,
· номер документа, на який здійснюється відповідь або підготовлено пропозицію,
· кому адресовано,
· зміст документа,
· найменування посади керівника організації, його ініціали,
· ініціали виконавця, який підготував документ, його контактний телефон та робочий електронну адресу.
. 1.3. Електронне повідомлення набуває правового статусу електронного документа при його відповідності п.2.1.2 цього Положення.
. 1.4. Електронний документ, що має форму, не відповідну встановленої, в якості електронного документа відповідно до цього Положення не розглядається.
. 1. Використання електронного документа
. 1.1. Електронний документ набуває чинності з моменту його одержання електронного адресатом.
Електронний документ, отриманий адресатом:
· роздруковується на паперовому носії,
· реєструється в журналі вхідних документів із зазначенням номера вхідного документа, дати отримання, по необхідності - дати кінцевого строку виконання; дана інформація заноситься на паперовий варіант отриманого електронного документа,
· передається керівнику або замінює його посадовій особі на розгляд і подальших доручень на адресу відповідних посадових осіб організації.
. 1.2. ТОВ «Колгосп» має електронну форму бланка вихідного документа, затверджену керівником організації.
. 1.3. Електронний документ, що відправляється адресату, повинен відповідати наступним вимогам:
· документ роздрукований на паперовому носії і має оригінальний підпис керівника організації або посадової особи, що його замінює,
· документ зареєстрований у журналі вихідних документів, має реєстраційний номер і дату реєстрації,
· оригінал документа з підписом керівника підшитий в папці довгого зберігання вихідних документів організації.
. ОРГАНІЗАЦІЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ
Процес електронного документообігу формується з наступних компонентів:
. 1. Призначення в ТОВ «Колгосп» відповідальних посадових осіб, які забезпечують електронний документообіг.
. 2. Формування електронного документа згідно п.2.1. цього положення.
. 2.1. Відправлення та отримання електронного документа засобами електронної пошти (за необхідності - перевірка справжності іншими засобами зв'язку).
. 2.2. Відправлення та отримання електронних документів здійснюється з використанням програмних продуктів, призначених для роботи з електронною поштою. Вибір програмного продукту здійснюється організацією самостійно.
. 2.3. Контроль отримання адресатом відправленого електронного документа здійснюється відповідальною посадовою особою організації, провідним електронний документообіг.
. 3. Реєстрація вхідних і вихідних електронних документів, доставка виконавцям, контроль виконання.
. 3.1. Облік електронних документів здійснюється шляхом реєстрації в журналі реєстрації вхідних/вихідних документів.
. 3.2. Електронні документи дублюються у вигляді копій на паперових носіях з присвоєнням номера вхідного або вихідного документа. Терміни їх зберігання регламентуються іншими нормативними актами.
. 4. Відгук електронного документа.
. 4.1. Відправник має право відкликати відправлений електронний документ шляхом відправки одержувачу документа Повідомлення про відкликання raquo ;.
. 4.2. «Повідомлення про відкликання" є документом тієї ж категорії, що і відкликає документ.
. 4.3. «Повідомленні про відкликання» містить підставу відкликання раніше відправленого електронного документа.
. ІНФОРМАЦІЙНА БЕЗПЕКА
. 1. Інформаційна безпека при здійсненні електронного документообігу забезпечується комплексом технічних і організаційних заходів, що реалізуються учасниками електронного документообігу та уповноваженою організацією.
. 2. До технічних заходів належать:
· організація та використання засобів захисту інформації в повному обсязі їх функціональних можливостей;
· забезпечення цілісності оброблюваних даних;
· забезпечення антивірусного захисту інформації.
. 3....
