До організаційних заходів належать:
· контроль виконання вимог нормативних документів, які регламентують забезпечення захисту інформації;
· визначення осіб учасників міжвідомчого електронного документообігу та уповноваженої організації, відповідальних за забезпечення інформаційної безпеки;
· встановлення порядку резервного копіювання, відновлення та архівування баз даних, що знаходяться на головному вузлі міжвідомчого електронного документообігу, а також порядку оновлення антивірусних баз;
· Встановлення порядку допуску для проведення ремонтно-відновлювальних робіт програмно-технічних засобів;
· організація режимних заходів щодо приміщень, в яких розміщені вузли учасників електронного документообігу, і технічних засобів цих вузлів.
. Зберігання електронних документів
. 1. Всі електронні документи, враховані при обміні, повинні зберігатися протягом термінів, передбачених актами Учасника електронного документообігу. Електронні документи повинні зберігатися в електронних архівах. Копії електронних документів, засвідчені в установленому порядку, можуть також зберігатися на паперових носіях.
. 2. Для виконання поточних робіт з ведення електронних архівів і контролю за ними, Учасники електронного документообігу призначають відповідальних співробітників.
. 3. Якщо актами Учасника електронного документообігу не передбачено інше, електронний документ зберігається в оригінальному вигляді, тобто в тому, в якому він був сформований, відправлений або одержаний, зі збереженням усіх реквізитів електронного документа, включаючи всі посвідчують електронні цифрові підписи.
. 4. Строк зберігання електронних документів відповідає терміну зберігання їх паперових аналогів.
. 5. Зберігання електронних документів супроводжується зберіганням відповідних журналів обліку, сертифікатів ключів підпису, повідомлень про доставку електронних документів, а також коштів, обеспечівающі?? можливість роботи з електронними документами та електронними цифровими підписами.
. 6. Для сертифікатів ключів підпису оформляються і зберігаються в установленому порядку документи, що підтверджують статус сертифікатів ключів підпису (у тому числі реєстраційні картки, довідки про відкликання та призупинення дії сертифікатів ключів підпису).
. 7. Інформація, що міститься в електронних архівах, і засоби її обробки (зберігання) підлягають захисту від несанкціонованого доступу відповідно до справжніми Правилами.
Додаток 3
Посадова інструкція фахівця по захищеному документообігу
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор ТОВ «Колгосп»
______________ Лапухов И.Д.
«_____» _____________ 2014
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
фахівця по захищеному документообігу
. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
. 1. Спеціаліст по захищеному документообігу (далі - СпоЗДО) відноситься до категорії фахівців організації. На посаду СпоЗДО призначається особа, яка має вищу, середню-спеціальну освіту і стаж роботи на посаді не менше 1 року.
. 2. Призначення на посаду СпоЗДО і звільнення з неї здійснюється наказом генерального директора організації.
. 3. СпоЗДО підпорядковується безпосередньо генеральному директору. СпоЗДО підкоряються функціонально діловоди (співробітники, на яких покладено обов'язки ведення діловодства) і секретарі організації.
. 4. СпоЗДО повинен знати:
. 4.1. Постанови, розпорядження, накази, інші керівні і нормативні документи вищестоящих і інших органів, що стосуються діяльності організації.
. 4.2. Єдину державну систему діловодства, правила зберігання, архівування документів, ревізії документів, знищення, передачі на зберігання в архів організації та в державні архіви, а також стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації.
. 4.3. Положення, інструкції, інші нормативні документи, що регламентують роботу організації в галузі документообігу.
. 4.4. Організаційну структуру, керівний склад організації та її структурних підрозділів (СП).
. 4.5. Спеціалізацію діяльності організації, специфіку роботи з документами галузі організації.
. 4.6. Методи оформлення та обробки документів.
. 4.7. Персональний комп'ютер: програми - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-m...
