письмове вкладення або виявилася нестача згадуваних автором або описом документів, складається акт, який оформляється відповідно до правил діловодства, встановленими нормативними правовими актами МВС РФ, в облікові форми вносяться відповідні позначки.
Реєстрація звернень щорічно починається з номера 1. При реєстрації звернення на лицьовій стороні першого аркуша вказується дата надходження та реєстраційний номер підрозділу системи МВС РФ. Якщо звернення надійшло з організації, то зазначені реквізити проставляються на супровідному листі. p align="justify"> Облік звернень здійснюється за допомогою карток обліку письмових звернень (додаток № 3) або журналу обліку письмових звернень громадян (додаток № 4), або автоматизованої інформаційної системи. Картотека або журнал обліку письмових звернень оформляються, ведуться і зберігаються відповідно до правил діловодства. У ході розгляду звернення вся переписка по ньому, в тому числі при русі обігу всередині підрозділи системи МВС РФ, провідного самостійне діловодство, здійснюється за одним номером, присвоєному йому при реєстрації. p align="justify"> Журнал обліку письмових звернень громадян ділиться на розділи, кожен з яких відповідає певній букві алфавіту - першій букві прізвища автора звернення (алфавітний журнал). Нумерація звернень у кожному розділі починається з номера 1. Основні відомості про звернення, що підлягають обов'язковому обліку: Дата реєстрації. Реєстраційний номер. Відомості про повторність або багатократності обігу. Прізвище та ініціали автора звернення, адреса, назва організації, вихідний номер і його дата. Короткий зміст звернення. Прізвище і резолюція керівника, який розглянув звернення, назва підрозділу та (або) прізвище особи, відповідальної за розгляд звернення. Дата і результати розгляду звернення. Відомості про здійснення контролю. Відомості про місце зберігання матеріалів розглянутого звернення. p align="justify"> Колективне звернення, тобто звернення, підписане двома і більше авторами, а також безпрізвищна звернення, яке надійшло від імені адміністрації підприємства або громадської організації конкретного підприємства, установи (закладу), реєструється в загальному порядку, в облікові форми вносяться перші дві-три розбірливо вказані прізвища, першою вказується фамілія того автора, на адресу якого просять направити відповідь. Облік проводиться за його прізвища. В облікових формах у графі "Примітка" проставляється відмітка "колективне" і вказується загальна кількість громадян, що звернулися. Безпрізвищна колективні звернення реєструються за назвою організації, підприємства, установи (закладу), звідки вони надійшли. p align="justify"> Аналогічне звернення, тобто друге (і подальше) звернення громадянина з одного і того ж питання, за умови, що термін розгляду першого звернення ще не закінчився, в тому числі копія звернення цього громадянина, що надійшла з іншого державного органу або органу місцевого самоврядування, реєструється в поря...
