стання дійсної необхідності у витратах і тільки тим співробітникам, на яких розпорядженням керівника покладено здійснення витрат з підзвітних сум, а також особам, направляємо в службові відрядження. Гроші на службові відрядження видаються в межах сум, належних відряджаються особам на оплату проїзду до місця відрядження і назад, відшкодування витрат добових і витрат по найму приміщень на строк відрядження. Витрачання підзвітних сум підтверджується документами, для узагальнення яких призначений авансовий звіт, представлений в бухгалтерію у встановлені терміни. Бухгалтерія перевіряє авансові звіти, потім їх затверджує керівник підприємства. Неправильно оформлені авансові звіти та додані до них документи повертаються підзвітним особам для дооформлення. [14, с. 291]
Синтетичний облік ведеться на активному рахунку 1250 Заборгованість працівників та інших осіб raquo ;, до якого відкривається субрахунок 1 Розрахунок з підзвітними особами raquo ;. Аналітичний облік ведеться по кожному авансу.
У процесі діяльності працівники господарюючого суб'єкта можуть отримувати готівку в підзвіт на представницькі витрати.
До представницьких витрат, пов'язаних з діяльністю господарюючого суб'єкта, відносять витрати на прийом і обслуговування представників інших організацій, вироблені з метою встановлення ділових контактів, підтримки взаємного співробітництва, проведення нарад та інших заходів, безпосередньо пов'язаних з його діяльністю ; на прийом і обслуговування офіційних осіб, учасників (акціонерів) ради директорів, правління та ревізійної комісії, які прибули для проведення зборів акціонерів.
Під час проведення офіційного прийому осіб, кількість учасників приймаючої сторони не повинна перевищувати кількість учасників з боку прийнятої делегації.
При складі делегації понад п'ять осіб кількість супроводжуючих осіб і перекладачів, які обслуговують делегацію, має визначатися з розрахунку один перекладач або супроводжуючий не менше ніж на 5 членів делегації.
Документи, що підтверджують витрати на захід представницького характеру, повинні бути розроблені суб'єктом і затверджені в обліковій політиці. В якості основних документів для оформлення представницьких витрат можуть бути використані:
наказ з обгрунтуванням проведення заходи щодо прийому представників інших юридичних осіб, учасників правління, ради директорів, ревізійної комісії;
програма перебування та проведення ділового прийому, в якій відображаються відомості про дату і місце зустрічі представників; очікувана кількість учасників; перелік обговорюваних питань;
кошторис витрат з обгрунтуванням кожної статті витрат.
Після підписання наказу про проведення прийому та обслуговування осіб з метою підтримки взаємного співробітництва (проведення ради директорів або зборів акціонерів) бухгалтерія видає підзвітній особі суму, затверджену кошторисом.
Підзвітна особа після закінчення заходу, організованого на виконання наказу, подає в бухгалтерію: авансовий звіт з первинними документами, що підтверджують витрати (касові ордери, фіскальні касові чеки, закупівельні акти, рахунки, квитки, договори оренди і т.п.), акт про виконання кошторису, затвердженої керівником.
Після затвердження авансового звіту та акта про виконання кошторису прийняті суми списуються з підзвіту працівника і відображаються за дебетом рахунків +7210 Адміністративні витрати raquo ;, 7110 Витрати з реалізації продукції і надання послуг і кредитом рахунку 1 250 Короткострокова дебіторська заборгованість працівників raquo ;. Не допускається списання з підзвіту сум без документів, що забезпечують достовірність витрат.
Розрахунки з відшкодування матеріального збитку. На рахунку 1255, крім виданих у підзвіт сум на відрядження, господарські та представницькі витрати, враховуються розрахунки з працівниками з відшкодування нестач і розкрадань (готівки, товарно-матеріальних цінностей та ін.). Сума збитку, заподіяного підприємству нестачею чи псуванням цінностей, обчислюється за ринковими цінами за винятком випадків, коли законом передбачено інший порядок певного збитку.
Суми, що підлягають стягненню з винних осіб відносять в:
дебет рахунку 1 255 з кредиту рахунку 1280 Інші - На фактичну вартість нестач, втрат;
дебет рахунку 1 255 з кредиту рахунку +6280 Інші на різницю між ринковою вартістю і фактичною собівартістю нестач, втрат;
дебет рахунку 1 255 з кредиту рахунку 3130 Податок на додану вартість - На суму ПДВ від ринкової вартості майна.
Суми відшкодування матеріального збитку можуть бути утримані із заробітної плати (з письмової згоди ...
