ї домовленості, відображають особисту ініціативу авторів.
Саме тому вкрай важливо зібрати навколо редакції справді компетентних, знаючих фахівців, знайомих з видавничими вимогами. Редактор спеціального журналу повинен бути в курсі всіх останніх досягнень у своїй галузі, відвідувати конференції, брати участь у семінарах, підтримувати тісні контакти з організаціями та установами. Без таких зв'язків неможливо сформувати авторський актив, знайти своїх авторів.
У залученні авторів велику роль відіграє зв'язок редактора з редколегією журналу. Вхідні в її склад провідні вчені, керівні працівники, висококваліфіковані фахівці-практики знають, хто найкраще підходить для висвітлення тієї чи іншої теми. Так, директор НДІ може не тільки вказати актуальні проблеми, але й назвати співробітників свого колективу, здатних виступати в якості авторів. Така практика значно спрощує роботу редактора, убезпечить від надходження випадкових матеріалів.
У відповідності з прийнятим порядком діловодства редакція веде картотеку авторів, де зібрані необхідні відомості про них і, зокрема, буває вказано тематичне спрямування (коло питань), по якому спеціалізується кожен автор.
Всі надходять до редакції матеріали повинні реєструються в спеціальному журналі. Крім того, вони відображаються в картотеці, фіксуються всі етапи проходження статей. Доцільно виділяти в таких картотеках два ряди статей: 1) знаходяться в роботі і 2) отримали відмову. На практиці іноді використовують кольорові рейтери для позначення основних етапів руху матеріалів: один колір - для позначення рецензування raquo ;, інший - для позначення доопрацювання, третій - для матеріалів, намічених на обговорення редколегії, четвертий - для матеріалів, які готуються в черговий номер. Ведення такої картотеки дозволяє у разі потреби швидко визначити, на якому етапі, в якому стані знаходиться матеріал [36].
Після отримання рукописи редакції, як правило, відправляють автору типовий бланк, в якому повідомляється про дату надходження її до редакції. Такий бланк важливий, оскільки визначає точку відліку для матеріалу. За практиці зазвичай встановлюють місячний термін з дня надходження оригіналу для оцінки якості його оформлення, відповідності тематики, профілем та програмі журналу. Якість оформлення рукописи оцінюється з точки зору прийнятності тексту та ілюстрацій для редагування і поліграфічного відтворення. Дотримання всіх цих вимог важливо насамперед для редактора, оскільки дозволяє більш чітко будувати роботу над змістовними аспектами оригіналу, не витрачати час на його оформлення. Якщо отримані матеріали протягом місяця не були відправлені автору на виправлення, вони вважаються прийнятими редакцією для подальшого розгляду.
Після прийому авторського оригіналу він повинен отримати редакторську оцінку, що робиться в можливо короткий термін, але не більше ніж протягом трьох місяців з дня надходження його до редакції. Відповідальність за дотримання термінів рецензування та за ступінь об'єктивності оцінки несе редакція і її керівництво.
Існує двоетапний порядок оцінки матеріалів. На першому етапі, попередньому, в оцінці беруть участь керівництво редакцією (відповідальний секретар, заступник головного редактора, завідувач редакцією, редактори відділів), нештатні фахівці (в якості рецензентів можуть виступати і члени редколегії). Оцінка та рецензування надійшли, - відповідальний етап редакційно-видавничого процесу. Рецензування сприяє суворому і вимогливому відбору авторських оригіналів, що володіють високими змістовними і літературними достоїнствами. Однак зовнішнє рецензування не є обов'язковим, оскільки редакція може сама визначити якість матеріалу і доцільність його публікації. Наступний етап - обговорення на редколегії. Матеріал на затвердження редколегією представляється з думкою заступника головного редактора, відповідального секретаря та рецензента.
При розгляді питання про доцільність публікації повинні бути оцінені науковий рівень матеріалу, актуальність освітлюваних питань, новизна та інформативність твори, відповідність його обсягу обраною темою, а також необхідність публікації в повному обсязі або доцільності депонування. Висновки попередньої оцінки можуть містити одне з таких рішень: 1) прийняти матеріал до опублікування; 2) повернути матеріал автору для усунення зазначених недоліків; 3) направити матеріал на рецензування; 4) направити матеріал на редагування з подальшим розглядом на редколегії; 5) передати на депонування; 6) визнати матеріал непридатним для опублікування і повідомити про це автору [29].
Автору повідомляється про прийняте рішення: якщо рекомендується доробка, направляється лист редакції з зауваженнями рецензентів, з якими редакція згодна, або копії рецензій; в разі відмови - мотивовану підставу....
