кументаційне забезпечення займаються ті фахівці, у яких є вільний час, тому документування ведеться неакуратно, документи часто губляться, 10% робочого часу витрачається на їх пошук, допускаються помилки при оформленні документів, документи відправляються із запізненням, перед відправкою документів правильність їх перевіряється не завжди. Така ситуація пояснюється тим, що у ТОВ «ГРАНД» відповідальність за чітке і правильне ведення діловодства ніхто не несе, відсутня важливі документи з організації діловодства, а саме посадова інструкція секретаря-діловода, номенклатура справ та інструкція з діловодства, документи не мають чітко позначеного графіка , внаслідок цього втрачаються. має місце дублювання і паралелізм функцій. Існуюча в організації система документаційного забезпечення управління не є оптимальною для працівників, які не спонукає їх до ефективної діяльності і не створює для неї відповідних умов.
Всі існуючі недоліки необхідно усунути, оскільки тільки упорядкований документообіг дозволяє отримувати своєчасну і повноцінну інформацію для прийняття вірних рішень і виключає можливість втрати документів та інформації. Для цього буде потрібно розробити технічне завдання на проведення проекту вдосконалення документаційного забезпечення управління.
3. Удосконалення документаційного забезпечення управління в ТОВ «ГРАНД» м Бєлорєцьк
.1 Основні напрямки вдосконалення документаційного забезпечення управління
З метою вдосконалення документаційного забезпечення управління в ТОВ «ГРАНД» пропонується ввести ряд змін і доповнень до організацію діловодства. Необхідно розробити комплекс нормативних та організаційних документів.
У цей комплекс повинні входити наступні документи:
інструкція з ведення діловодства;
графік документообігу;
посадова інструкція секретаря - діловода;
номенклатура справ.
Зміст заходів щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління представлено у вигляді таблиці 2.
Таблиця 2. Зміст заходів вдосконалення документаційного забезпечення управління
Етап проектаОбоснованіеДокумент1. Розробка інструкції з делопроізводствуДля організації документаційного забезпечення управленіяІнструкція по делопроізводству2. Проект посадової інструкції секретаря-делопроізводітеляДля регламентації діяльності секретаря-делопроізводітеляДолжностная інструкція секретаря-делопрізводітеля3. Проект графіка документооборотаДля встановлення раціонального документооборотаГрафік документооборота4. Проектування номенклатури справ організацііДля належного обліку та систематизації, на основі якої організовується впорядковане зберігання і переміщення інформацііНоменклатура дел5. Проектування розподілу функцій документаційного забезпечення управління між працівниками апарату управленіяПозволіт уникнути паралелізм і дублювання функцій в роботі апарату управленіяМатріца розподілу функцій6. Проектування схеми маршруту руху документовДля прямоточности в русі документів і однократності їх обработкіСхема маршруту руху документів
. У результаті аналізу ДОУ ТОВ «ГРАНД» були виявлено відсутність необхідного нормативно-методичного документа, такого як інструкція з діловодства. Це і визначило даний напрямок вдосконалення діловодства.
Інструкція з діловодства визначає правила, прийоми, процеси створення документів і порядок роботи з ними, а також регулює окремі сфери, що відносяться до специфіки діяльності підприємства. В інструкції закріплюється форма організації документообігу, визначається порядок роботи з документами співробітників підприємства як виконавців документів, закріплюються функціональні обов'язки осіб, відповідальних за діловодство в структурних підрозділах Інструкція розроблялася на основі аналізу ділової діяльності, та визначає області, в яких законодавство, нормативні акти, стандарти і практичні рекомендації найбільшою мірою застосовні до створення документів пов'язаних з діловою діяльністю.
Таким чином, зміст даної інструкції повинно охоплювати весь діловодний процес в ТОВ «ГРАНД». Будь-який співробітник при роботі з документами зможе керуватися конкретними і чіткими вимогами та рекомендаціями щодо здійснення кожної діловодної операції.
. Посадова інструкція - правовий акт, що встановлює і регулює організаційні сторони діяльності посадових осіб, фахівців і працівників інших категорій, складових персонал сучасних установ, організацій і підприємств.
Це документ, що визначає правове становище працівників фірми. Вона необхідна секретарю-діловоду для того, щоб окреслити коло його обов'язків, забезпечити права, встанови...
