тів за запитами підрозділів і працівників установи.
Система зберігання документів - це сукупність засобів, способів і прийомів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку і використання в поточній діяльності установи. Для системи зберігання документів найбільш значимими є поняття «номенклатура справ» і «справа».
Під номенклатурою справ розуміється систематизований перелік заголовків справ, формованих в діловодстві організації, розташованих у певній послідовності з зазначенням термінів їх зберігання; під справою розуміється сукупність документів з окремого питання чи ділянки діяльності, сформованих у хронологічній чи іншій послідовності і підшитих в окрему обкладинку [7, с. 6].
Найбільш технологічно тісно з організацією систематизованого зберігання документів пов'язані реєстрація та терміни зберігання документів, так як вони є основними факторами вибору і закріплення системи накопичення документів у процесі оперативної роботи. Закріплення термінів зберігання і системи індексів для комплексів документів (справ, одиниць зберігання) проводиться в номенклатурі справ.
Систематизований перелік заголовків справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання - номенклатура справ, це найважливіший елемент не тільки інформаційно-пошукової системи, але й експертизи цінності та забезпечення схоронності документів підприємства.
Вже протягом кількох десятиліть і відповідно до ГСДОУ складання номенклатур справ стало обов'язковим для всіх державних структур, та й в недержавному секторі економіки і управління добре методично відпрацьований і корисний інструмент контролю за складом, систематизації та пошуку документів небесполезен.
За час існування ТОВ «ГРАНД» не було складено жодної номенклатури справ.
У номенклатуру справ повинні в ідеалі включатися всі документи, картотеки, реєстраційно-довідкові та документні масиви всіх структурних підрозділів і посадових осіб організації без винятку, незалежно від виду носія, ступеня конфіденційності і способу фіксації документної інформації.
У номенклатури включаються справи і тимчасово діючих органів, документи яких служать правовою підставою для підтвердження повноважень організації або припинення її діяльності, наприклад ліквідаційної комісії, а також не закінчені діловодством справи, які надходять правонаступникам з інших організацій для їх продовження.
Формують і зберігають справи в ТОВ «ГРАНД» в структурних підрозділах за місцем утворення документів.
Розпорядчі документи, листування керівництва і найважливіші внутрішні документи формуються і зберігаються у керівництва.
Бухгалтерська документація в переважній більшості групується за хронологією. Документи збираються по місяцях.
Бухгалтерія відправляє в структурні підрозділи відомості про витрати на виробництво за елементами, відомості про виконання виробничих показників та інші відомості.
Структурні підрозділи в свою чергу передають звіти виконання плану робіт у натуральних вимірниках та звіти про стан незавершеного виробництва та інші документи необхідні для ведення бухгалтерського обліку, а також контролю за виробничою діяльністю.
Особові рахунки робітників і службовців по заробітній платі групуються в самостійні справи в межах року і розташовуються за алфавітом прізвища.
Касові ордери, авансові звіти, виписки банку, квитанції, накладні та інша подібна документація розташовується в порядку послідовності їх номерів.
Вилучення документів може проводитися тільки органами дізнання, попереднього слідства, прокуратури, органами податкової інспекції та поліції. Вилучення оформляється протоколом, копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі організації. З дозволу і в присутності представників органів, які проводять вилучення, можна зняти копії з документів, що вилучаються із зазначенням підстав і дати їх вилучення.
У разі пропажі або загибелі документів керівник організації призначає наказом комісію з розслідування причин пропажі, загибелі документів. У комісії можуть брати участь представники слідчих органів та державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником.
Справи розміщуються в шафах і сейфах. Видача справ в інші організації проводиться лише з дозволу керівника організації.
Роблячи висновок з вище викладеного необхідно розробити комплекс нормативних та організаційних документів, що регламентують правове становище, статус, функції, відповідальність і організацію роботи секретаря-діловода.
У ТОВ «ГРАНД» до...
