ти взаємини, взаємозамінність з іншими працівниками у разі відсутності або у зв'язку з тимчасовою перевантаженням.
Правильно певні посадові обов'язки - це основа ефективного управління. Керівники та спеціалісти повинні знати, які їхні повноваження. При цьому необхідно виділяти обов'язки, які не можуть бути делеговані іншим. Коло посадових обов'язків визначається на основі типових посадових інструкцій і конкретизується в залежності від особливостей розподілу і кооперації праці в організації.
Посадова інструкція секретаря-діловода оформляється на загальному бланку з кутовим розташуванням реквізитів, підписується працівником, що склав цю інструкцію, і затверджується директором фірми. Посадова інструкція складається відповідно до уніфікованої формою посадової інструкції, закріпленої в УСОРД.
При написанні посадової інструкції, слід користуватися рекомендаціями ГСДОУ, тобто виходячи з типового набору діловодних операцій і організації їх виконання.
3. Графік документообігу - це графік або схема, які описують рух первинних документів на підприємстві від моменту їх створення до моменту передачі на зберігання.
В обов'язки всіх працівників організації включаються положення про створення та поданні первинних виправдувальних документів, що відносяться до сфери їх діяльності, в суворій відповідності з графіком документообігу. Роботу зі складання графіка документообігу організовує головний бухгалтер. Графік документообігу затверджується наказом керівника підприємства, установи. Графік має встановлювати на підприємстві, в установі раціональний документообіг, тобто передбачати оптимальне число підрозділів і виконавців для проходження кожним первинним документом, визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділі. Графік документообігу повинен сприяти поліпшенню всієї облікової роботи на підприємстві, в установі, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня механізації та автоматизації облікових робіт.
. Проектування номенклатури справ організації
Розглядаючи службу діловодства у власність ТОВ «ГРАНД» слід зазначити, що відсутня архів підприємства.
Поряд з організацією документообігу в поняття «організація роботи з документами» входить зберігання документів та їх використання у діяльності установи.
Облік документів забезпечується їх реєстрацією - записом облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт створення документа, його відправлення чи одержання. Поряд з функцією обліку документів реєстрація дозволяє здійснювати контроль виконання документів, вести пошук документів за запитами підрозділів і працівників установи.
Масив виконаної документації - це своєрідна пам'ять організації, звернення до якої дає можливість аналізувати роботу колективу, вирішувати спірні питання, приймати управлінські рішення.
З метою забезпечення фізичної схоронності, документи підшиваються в тверді обкладинки або папки-реєстратори. Для попередження втрати документів з моменту їхнього закладу і до здачі в архів або знищення вони повинні зберігатися в робочих приміщеннях або в спеціально відведених місцях.
Формування справи в організації починається відразу з початку року. Тому на кожне назване в номенклатурі справу до початку року заводиться папка. На обкладинці вказується назва організації. Потім з нового рядка пишеться назва структурного підрозділу, наприклад, бухгалтерія. Нижче в середині обкладинки вказується індекс справи за номенклатурою. Внизу обкладинки справи зазначається строк зберігання справи (якщо справа має постійний термін зберігання, пишеться «зберігати постійно»).
Документи постійного і тимчасового зберігання в організації групуються в окремі справи.
Після закінчення діловодного року справи постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років), а також справи тимчасового зберігання (до 10 років) за вказівкою керівництва організації передаються до архіву організації. У ряді випадків документи можуть передаватися на зберігання в відомчий або державний архіви. Процедура передачі справ, порядок використання документів, що зберігаються в архівах, обумовлені в нормативних документах.
В архівах організації, у спеціальних архівах документи слід зберігати в особливих приміщеннях, що забезпечують умови зберігання, з використанням металевих стелажів різних розмірів і різного ступеня механізації.
. Розробка матриці розподілу функцій документаційного забезпечення управління (Додаток 2).
Документаційне забезпечення управлінської діяльності організації - найважливіша обслуговуюча функція управління, від раціональної організації якої залежат...
