2.2 Етапи підготовки кадастрової справи до архівного зберігання
Відповідно до Наказу Мінекономрозвитку РФ від 4 лютого 2010 року № 42 «Про затвердження Порядку ведення державного кадастру нерухомості» в кадастрову справу поміщаються документи, на підставі яких в державний кадастр нерухомості внесено відомості про об'єкти нерухомості ( а також про інші об'єкти, відомості про яких вносяться до державного кадастр нерухомості, - територіальних зонах, зонах з особливими умовами використання територій, Державну кордоні РФ, кордонах суб'єктів РФ, геодезичної та картографічної основі державного кадастру нерухомості і т.д.).
Кадастрове справа може складатися з декількох частин, томів. Обсяг кожної частини або томи не повинен перевищувати 250 аркушів. У кадастрову справу можуть включатися документи на паперовому та електронному (машиночитаемом) носії, що забезпечує тривале зберігання інформації.
У кадастрову справу можуть включатися документи на паперовому та на електронному (машиночитаемом) носії, що забезпечує тривале зберігання інформації. Документи в кадастрову справу включаються в міру їх надходження до органу кадастрового обліку.
У кадастрову справу при його оформленні поміщаються:
обкладинка справи, реквізити якої заповнюються за встановленою формою;
титульний аркуш кадастрової справи;
лист-засвідчувач, на якому цифрами і прописом вказується кількість аркушів у кадастровій справі, особливості окремих документів;
карта-заступник кадастрової справи, що включається до кадастрову справу замість тимчасово вилученого зі справи документа або замість самого кадастрової справи;
внутрішня опис документів, поміщених в кадастрову справу, що оформляється на окремому аркуші за встановленою формою.
На обкладинці справи зазначаються: повне та скорочене найменування органу кадастрового обліку; номенклатурний індекс, заголовок і дата кадастрової справи (тому, частини); крайні дати документів справи; кількість аркушів у справі (томі, частині); термін зберігання ( Зберігати постійно ) і архівний шифр справи, який складається з номера фонду, номери опису і номера справи за описом.
Обкладинка справи і лист-засвідчувач оформляються при підготовці кадастрової справи до архівного зберігання.
Кадастрові справи підлягають довічному зберіганню, їх знищення і вилучення не допускається, за винятком кадастрових справ об'єкта нерухомості з «тимчасовим» статусом кадастрових відомостей.
При передачі на архівне зберігання у внутрішній опису кадастрового справи проводиться підсумковий запис, кадастрову справу доповнюється обкладинкою, лист-засвідчувач, прошивається та скріплюється печаткою.
Кадастрові справи групуються за кадастровим районам і кадастровим кварталах (кадастровий квартал може містити кілька томів кадастрових справ по числу папок, в яких розміщені кадастрові справи земельних ділянок). Кадастрові справи зберігаються відповідно по районах, розташовані по порядку (від найменшого до найбільшого), поміщаються в спеціально відведених для цього лотках, що стоять в пересувних стелажах.
Приклад кадастрового номера: 69: 01: 0000015: 145
Тут 69 - округ, 01 - кадастровий район (Андреапольскій), 0000015 - це кадастровий квартал, що складається з 7 цифр, а 145 - номер ділянки.
Кадастрове справу формується на основі облікової справи, яке зводиться співробітниками філії ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверській області після реєстрації заяви про проведення державного кадастрового обліку об'єкта нерухомості.
Облік прийнятих на зберігання кадастрових справ здійснюється при прийомі кадастрових справ, які передаються до архіву вперше після здійснення державного кадастрового обліку земельних ділянок (ЗУ). Формується реєстраційно-контрольна картка кадастрової справи (РКК) для архівного зберігання, яка містить облікові дані для паперового справи і дані про розміщення паперових справ.
Далі здійснюється:
реєстрація які надійшли на зберігання кадастрових справ, вносяться дата надходження справи на зберігання в журналі реєстрації;
кількість аркушів у справі, П.І.Б. співробітника, що прийняв справу;
облік розміщення паперових кадастрових справ у сховище (занесення інформації про фізичну місці зберігання).
Разом із заявою до облікової справи включаються всі необхідні для постановки на кадастровий облік документи.
Після реєстрації всі облікові справи вносяться до реєстру передачі документів і разом з ним надходять до відділу ведення ар...
