хівів, співробітники якого на підставі облікових справ формують кадастрові справи.
Підготовкою і формуванням кадастрових справ у відділі ведення архівів філії ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверській області займаються документознавці. При надходженні облікової справи у відділ ведення архівів документознавець реєструє його в журналі реєстрації документів, переданих до відділу ведення архівів для формування кадастрових справ.
Документи, що знаходяться в кадастровій справі групуються і розташовуються в певному порядку.
В одному кадастровій справі може зберігатися кілька заяв, які в такому випадку розташовуються у зворотному хронологічному порядку. Зверху кладе більш нова заявка з усіма необхідними до неї документами, які також у свою чергу розташовуються в порядку.
Облік використання кадастрових справ здійснюється при передачі і поверненні кадастрових справ для виконання технологічних процедур ЦКУ, в результаті яких кадастрові справи доповнюються новими документами або при видачі кадастрових справ у тимчасове користування для інших цілей. Для цього здійснюються:
формування запиту для отримання кадастрового справи;
обробка запиту;
облік повернення кадастрової справи.
При формуванні запиту кадастрової справи вказується причина, по якій запитується кадастрову справу. Запит реєструється в архіві - йому присвоюється номер і проставляється дата прийому.
При обробці отриманого запиту здійснюються:
Формування відмови, якщо вибране кадастрову справу вже видано по іншому запиту. Відповідно до листа Роснедвіжімості від 4 березня 2008 року № ВК/0 876 «Роз'яснення щодо ведення кадастрових справ» здійснюється при прийнятті рішення про відмову в проведенні кадастрового обліку, облікова справа закривається і поміщається в архів на зберігання.
Формування карти-заступника справи і присвоєння запитом статусу «Очікування повернення» у разі видачі кадастрової справи;
Присвоєння запитом статусу «Завершений» у разі повернення кадастрової справи в архів.
Надання інформації з архіву (підготовка інформації та видача результату запиту) здійснюється з метою: пошуку та перегляду документів кадастрових справ; отримання інформації про наявність кадастрових справ і документів; отримання статистичної інформації про кількість запитів кадастрових справ для їх використання; надання відомостей про стан повернення кадастрових справ.
Облік передачі закритих кадастрових/облікових справ здійснюється:
оформлення та передача кадастрових справ на земельні ділянки;
припинили своє існування, на безстрокове зберігання;
зберігання та знищення кадастрових справ ЗУ з «анульованим» статусом кадастрових відомостей і облікових справ з відмовою після закінчення терміну відповідно до статті 24 Федерального закону від 24 липня 2007 р № 221- ФЗ «Про державний кадастр нерухомості », орган кадастрового обліку зобов'язаний анулювати відомості державного кадастру нерухомості про земельні ділянки, що мають тимчасовий характер.
При прийнятті рішення про відмову в проведенні кадастрового обліку облікова справа закривається і поміщається в архів на зберігання (див. рис. 2.2.).
Рис. 2.2 Організація архівного зберігання облікових справ (відмови та призупинення)
Якщо протягом трьох років облікова справа, по якій прийнято рішення про відмову в проведенні кадастрового обліку, не було відновлено, то така справа підлягає знищенню, при якому складається акт про знищення кадастрових справ.
Слід зазначити, що, безсумнівно, важливою особливістю зберігання документації державного кадастру нерухомості у філії ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверській області є те, що вся вона становить державну таємницю.
Державна таємниця - це захищені державою відомості у його військової, зовнішньополітичної, економічної, розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності, поширення яких може завдати шкоди безпеці Російської Федерації відповідно до Закону РФ від 21 липня 1993 р № 5485-1 «Про державну таємницю». Положення Закону обов'язкові для виконання на території Російської Федерації і за її межами органами представницької, виконавчої та судової влади, місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями, незалежно від їх організаційно-правової форми та форми власності, посадовими особами та громадянами Російської Федерації, які взяли на себе зобов'язання або зобов'язаними за своїм статусом виконувати вимоги законодавства Російської Федерації про державну таємницю. Державну таємницю становля...
