одних листів і уявлень до присвоєння почесних звань;
- інші документи, що характеризують працівника.
У особисті справи не повинні входити документи другорядного значення, що мають тимчасові (до 10 років включно) терміни зберігання. До таких документів належать довідки з місця проживання, про житлові умови, про стан здоров'я тощо
Особиста справа оформляється після видання наказу про прийом на роботу і ведеться протягом всієї роботи співробітника на підприємстві.
Співробітник, відповідальний за документальне забезпечення кадрової діяльності, приймає від вступника на службу документи, перевіряє повноту їх заповнення і правильність зазначених відомостей відповідно до висунутими документами.
Особисті справи враховуються як документи В«Для службового користуванняВ», реєструються в В«Книзі (журналі) обліку особових справВ», що передбачає такі графи: порядковий номер справи, прізвище, ім'я, по батькові співробітника, дата постановки справи на облік та дата зняття з обліку.
Особисті справи можуть видаватися для ознайомлення тільки співробітникам, певним керівником підприємства.
При роботі з особистою справою, виданими для ознайомлення, забороняється проводити будь-які виправлення в раніше зроблених записах, вносити до нього нові записи, витягувати з особистої справи наявні там документи або поміщати в нього нові й розголошувати містяться в ньому конфіденційні відомості.
При вилученні яких або документів з особистої справи особа, відповідальна за ведення особових справ, зобов'язана зробити у внутрішній опису відповідну запис.
Для контролю за своєчасним поверненням виданих або висланих для ознайомлення особових справ та запобігання їх втрати використовується спеціальна контрольна картка, яка заповнюється на кожну справу. У ній зазначаються номер особистої справи, прізвище, ім'я, по батькові співробітника, на якого вона заведена, дата видачі особистого справи, кому воно видано, розписка в отриманні, номер службового телефону особи, яка отримала справу, і дата повернення справи. p> Однак особисті справи ведуться далеко не на всіх співробітників, а як правило, на керівних працівників і фахівців організації. На інших працівників складаються особисті картки (форма № Т-2). p> Особиста картка являє собою перелік питань про біографічних даних працівника, про освіту, про виконувану роботу з початку трудової діяльності, перебування за кордоном, про урядові нагороди, військовий обов'язок, сімейний стан, про місце проживання, паспортні дані та ін Графи картки заповнюються працівником власноручно, розбірливо, без спотворень і скорочень найменування-ня організацій, в яких він раніше працював. Відомості про попередню трудову діяльність вказуються на підставі записів у трудовій книжці та інших документів. Автобіографія пишеться у довільній формі, де, крім відомостей про себе та свою діяльність, зазначаються відомості про родичів і інші відомості, що мають значення п...
