ри вирішенні питання про більш правильному і цільових перевірок сообразном використанні працівника на певній посаді. Про всі подальші зміни в анкетному-біографічних даних (освіта, сімейний стан тощо) працівники зобов'язані повідомляти у відділ кадрів за місцем роботи для внесення цих вимірюв-нений в усі їхні облікові документи. p> У відділі кадрів особисті справи та особисті картки зберігаються тільки на працюючих співробітників. Для зберігання слід використовувати сейфи і конторські шафи, в яких особисті справи розташовуються за алфавітом. Шафи або металеві сейфи повинні замикатися на замок і опечатуватися. p> Після звільнення співробітника його особиста справа витягується з папки і оформляється для передачі на зберігання.
В
1.3. Зберігання кадрової документації
Будь-яка організація за період свого існування має у своєму арсеналі безліч всякого роду документації: кадрова документація, тобто накази з особового складу, трудові договори, особисті картки працівників і т.д.
І щоб не сталося захаращеності в кадровій документації, необхідно провести ревізію на предмет знищення або здачі в архів документів, які відслужили свій термін. Це треба робити акуратно, щоб не знищити документ, який виявиться єдиним свідченням для обчислення трудового стажу. p> Насамперед, треба з'ясувати, що відноситься до документів з особового складу.
Зазвичай під ними мають на увазі, як ми вже помітили, накази з особового складу, особові справи або особисті картки, особові рахунки або відомості по нарахуванню заробітної плати, трудові договори, укладені працівником з роботодавцем, посадові інструкції, штатні розписи, штатні розстановки.
Однак вищеназвані документи аж ніяк не охоплюють всієї тієї численної групи документів, які можуть бути з повною підставою віднесені до документів з особового складу. До таких документів в повній мірі відносяться:
- документи про проходження навчання та підтверджують отримана освіта (дипломи, атестати, протоколи засідань державних екзаменаційних комісій, книги реєстрації виданих дипломів і атестатів, журнали реєстрації видачі учням золотих і срібних медалей);
- документи з атестації та встановленню кваліфікації;
- документи, що підтверджують шкідливі умови виробництва;
- списки працівників, які мають право на пільгову пенсію (документи, клопотання, довідки, анкети);
- різні форми обліку виданих документів, записи яких можуть служити підставою для підтвердження трудового стажу, освіти чи пільг.
Майже всі документи з терміном їх зберігання наведені у Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням строків зберігання (затв. Росархивом РФ від 6 жовтня 2000 (в ред. від 27 жовтня 2003)).
А більш детальну інформацію щодо зберігання та архівації документації нам дає Федеральний закон РФ від 22 жовтня 2004 р. N 125-ФЗ (далі - Закон про архів).
До...
