/p>
Номенклатура справ відділу кадрів складається його керівником, узгоджується з архівом і затверджується його керівником.
При складанні номенклатури слід керуватися типовими і зразковими номенклатура справ, типовим і відомчим переліками документів зі строками зберігання, Основними правилами роботи відомчих архівів.
У номенклатуру справ включаються заголовки справ, що відображають всі документовані ділянки роботи відділу кадрів. Заголовки справ формуються на основі визначень документованих ділянок роботи. Заголовок справи повинен чітко і в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи. Не допускається вживання в заголовку справи не конкретних формулювань (В«різні матеріалиВ», В«загальна листуванняВ», В«листування з різних питаньВ» і т.д.), а також вступних слів і складних синтаксичних оборотів. p> Заголовки справ з питань, не дозволеним протягом одного року, є В«перехіднимВ» і вносяться до номенклатури справ наступного року з тим же індексом.
Заголовок справи складається з елементів розташовуються у такій послідовності:
- назва виду справи (листування, журнал і т.д.) або різновиду документів (протоколи, накази тощо);
- назва організації або структурного підрозділу (автор документа);
- назва організації, якій будуть адресовані або від якої будуть отримані документи (адресат або кореспондент документа);
- короткий зміст документів справи;
- назва місцевості (території), з якою пов'язаний зміст документів справи;
- дати (період), до яких належать документи справи.
Якщо справа буде складатися з декількох томів або частин, то формулюється загальний заголовок справи, а потім при необхідності складаються заголовки кожного тому (частини), що уточнюють зміст заголовка справи.
За наявності у справі кількох томів (частин) індекс проставляється на кожному томі з додаванням В«т.1.В». В«Т.2В» і т.д.
Б) Формування особистих справ.
Основним документом персонального обліку працівника є його особиста справа, яка є документом В«Для службового користуванняВ». Особиста справа включає в себе наступні документи, пронумеровані і підшиті в хронологічному порядку:
- опис документів, наявних в особовій справі;
- анкета;
- особиста заява про прийом на роботу (наприкінці трудової діяльності - про звільнення);
- особовий листок з обліку кадрів з наклеєною на нього фотографією розміром 4х6 см (фотографії оновлюються при досягненні віку 25 і 45 років);
- автобіографія;
- копії документів про освіту, присвоєння наукового ступеня, вченого звання;
- характеристики;
- копії наказів про прийом (надалі про переведення, звільнення);
- трудовий договір;
- картки обліку заохочень та стягнень;
- матеріали атестації;
- подання про призначення, звільнення, переведення, звільнення, направлення на навчання;
- копії нагор...
