fy">. У ТОВ «Олександрит» зустрічається така ситуація, коли відрядженому працівникові видаються готівкові кошти організації, що надійшли від покупців.
Це теж є порушенням правил розрахунків з підзвітними особами, так як у підприємства немає спеціального дозволу обслуговуючого банку на використання даних коштів на свої потреби.
Існує певна послідовність видачі грошей підзвітній особі на придбання тієї чи іншої продукції. ТОВ «Олександрит» необхідно спочатку всю готівкову виручку здати в банк, після цього, з розрахункового рахунку зняти необхідні грошові кошти і оприбуткувати їх в касу.
А можна, заздалегідь зняти з розрахункового рахунку грошові кошти на господарські потреби. Дану суму можна буде зберігати в касі підприємства і поступово витрачати на придбання потрібних товарів, видаючи грошові кошти в підзвіт. Найголовніше - не перевищувати ліміт готівки по касі. Для даного підприємства банк встановив ліміт 33700 рублів.
. Перебуваючи у відрядженні, часто підзвітні особи повинні інформувати керівника ТОВ «Олександрит» або фірму-партнера по телефону про хід виконання завдання.
У таких випадках організація повинна компенсувати вартість переговорів. Але на підприємстві всі телефонні переговори оплачуються за рахунок власних коштів підзвітної особи. Це теж є порушенням правил розрахунків з підзвітними особами. ТОВ «Олександрит» посилається на те, що при придбанні карт експрес-оплати за готівковий розрахунок, підтверджуючими документами є лише касовий чек й сама карта. А дані карти не відповідають поняттю первинних облікових документів, описаному в п.2 ст.9 ФЗ № 129 «Про бухгалтерський облік», отже, ці витрати не можна визнати з метою оподаткування прибутку.
Але, незважаючи на це підприємство, може самостійно складати первинну облікову документацію, в тому числі авансовий звіт і бухгалтерську довідку.
Згідно з п. 1 ст. 252 НК РФ під документально підтвердженими видатками розуміються витрати, підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства РФ, і (або) документами, побічно підтверджують зроблені витрати. Тому перелік документів, які побічно підтверджують зроблені витрати, є відкритим, отже карти експрес-оплати також можуть бути визнані документами, побічно підтверджують зроблені витрати. Суди найчастіше підтверджують обгрунтованість таких витрат.
Витрати на телефонні переговори можуть компенсуватися співробітнику, але, оскільки ці компенсації не відносять до витрат на відрядження і вони не передбачені чинним законодавством то повинні проводитися з прибутку, що залишається в розпорядженні ТОВ «Олександрит» після оподаткування, і включаються в загальні доходи фізичної особи, для обчислення ПДФО з відрахуваннями в позабюджетні фонди.
У кожному разі витрати співробітника ТОВ «Олександрит» на придбання експрес-карт повинні бути відшкодовані роботодавцем. Враховуючи недоробку економічної бази РФ з цього питання, можна рекомендувати, витрати відносити на відрядженого працівника ТОВ «Олександрит» на телефонні переговори за рахунок добових щоб уникнути штрафів податкових інстанцій.
. Єдиною нерозв'язною проблемою залишається ПДВ, оскільки в цьому випадку рахунок-фактура не надається, а без цього документа ТОВ «Олександрит» не вправі прийняти до відрахування ПДВ.
Податкова служба наполягає на тому, що підставою для відрахування суми ПДВ (уплачиваемой з витрат на відрядження), є бланк суворої звітності, з виділенням у ньому окремим рядком суми податку, або за відсутності бланків суворої звітності рахунки-фактури і документація, що підтверджує факт сплати податку, у тому числі чеки касові, з виділенням в них суми податку.
Для підтвердження законності та доцільності видатків за підзвітними грошовим коштам потрібно вести допоміжну відомість, в якій сличают товарні чеки та рахунки, зі складськими картками обліку, з накладними на оприбуткування матеріальних цінностей, зі звітами руху придбаних товарно-матеріальних цінностей.
. Щоб контролювати прибулих з відрядження підзвітних осіб необхідно вести журнал реєстрації працівників, які прибули з відрядження. Також необхідно вести журнал реєстрації працівників, направлених у відрядження.
. Для того щоб менше допускати помилок при розрахунках з підзвітними особами, в штат ТОВ «Олександрит» необхідно ввести нову штатну одиницю - бухгалтер за розрахунками з підзвітними особами, постачальниками та підрядниками, покупцями, дебіторами і кредиторами.
. Впровадження автоматизованого обліку в процес оформлення первинних документів може служити одним з ефективних шляхів щодо вдосконалення первинного обліку в ТОВ «Олександрит».
Це дозволить:
