можуть бути зроблені за безготівковим розрахунком, а також витрати для придбання запасних частин, матеріалів, палива, канцелярських товарів за готівку, оплату дрібного ремонту оргтехніки, транспортних засобів, витрати на відрядження по території Російської Федерації і за кордон, представницькі витрати та ін.) називаються підзвітними сумами. [8, с.100].
Підзвітними особами є співробітники організації, отримали авансом готівкові суми грошових коштів на майбутні витрати.
Список підзвітних осіб, а також порядок видачі готівки під звіт встановлює керівник організації.
Працівник, який отримав підзвітну суму, повинен за неї відзвітувати, представивши до бухгалтерії авансовий звіт (з додатком документів, що підтверджують витрати), у строки, встановлені локальними актами організації (за витратами на відрядження - не пізніше 3 днів по повернення з відрядження).
Організація може видавати кошти підзвітним особам на наступні цілі, представлені на малюнку 1.
Рис. 1. Напрями видачі коштів підзвітним особам
До витрат на господарські потреби відносять витрати з придбання в роздрібній торговельній мережі канцелярських або господарського приладдя, матеріалів, ПММ, запчастин, оплату дрібного ремонту і т.п.
Придбання матеріально-виробничих запасів через підзвітних осіб значно спрощує даний процес і підвищує його оперативність, тому досить часто використовується організаціями.
Витрати на відрядження виникають внаслідок оплати витрат працівнику підприємства, направленого у відрядження. [11, с.22].
Представницькі витрати - це витрати організації з прийому та обслуговування представників інших організацій, що беруть участь в переговорах для встановлення і підтримки співробітництва, а також учасників, які прибули на засідання ради (правління) організації.
До представницьких витрат відносяться витрати:
а) на проведення офіційного прийому (сніданку, обіду чи іншого аналогічного заходу) осіб беруть участь у переговорах;
б) на транспортне забезпечення доставки цих осіб до місця проведення представницького заходу і (або) засідання керівного органу і назад;
в) на буфетне обслуговування під час переговорів;
г) оплата послуг перекладачів, які не перебувають у штаті платника податків;
д) щодо забезпечення перекладу під час проведення представницьких заходів [п. 2 ст. 264 НК РФ].
Витрати на організацію розваг і відпочинку, оплату віз, а також на оплату проживання учасників переговорів представницькими витратами не є.
Метою аудиту обліку розрахунків з підзвітними особами є встановлення правильності та достовірності даних операції в обліку і визначення їх впливу на бухгалтерську (фінансову) звітність.
Основні завдання аудиту:
а) перевірка правильності оформлення авансових звітів;
б) перевірка правильності оформлення первинних документів, що підтверджують зроблені витрати;
в) перевірка правильності віднесення витрат на відповідні джерела погашення витрат (собівартість, капітальні вкладення, прибуток та ін.);
г) перевірка правильності проведення розрахунків з юридичними особами через підзвітних осіб;
д) перевірка правильності обліку витрат на відрядження;
е) перевірка правильності відображення в бухгалтерській фінансовій звітності: бухгалтерський баланс рядок 1 230 «Дебіторська заборгованість» і рядок 1520 «Кредиторська заборгованість»; звіт про рух грошових коштів «Грошові потоки від поточних операцій» рядок 4 119 «Інші надходження» - повернення підзвітної суми, рядок 4 129 «Інші платежі» - видача підзвітної суми; додаток до бухгалтерського балансу і звіту про прибутки і збитки (пояснення). [12, с78].
Джерела інформації:
а) авансові звіти за уніфікованою формою АТ - 1 «Авансовий звіт», затвердженої постановою Держкомстату від 1 серпня 2001 № 55;
б) первинні документи за направленням працівників у відрядження, включаючи відрядження за кордон (наказ (розпорядження), про направлення працівника у відрядження - ф. Т - 9, наказ (розпорядження) про направлення працівників у відрядження -ф. Т - 9а, посвідчення про відрядження - ф. Т - 10, Службове завдання для направлення у відрядження і звіт про його виконання - ф. Т - 10а);
в) регістри синтетичного та аналітичного обліку з обліку розрахунків з підзвітними особами, включаючи розрахунки в іноземній валюті, в залежності від з...
