працівники організації, отримали авансом кошти з каси. У підзвіт видаються для майбутніх відрядних витрат, і навіть на оплату господарських витрат, витрат, пов'язаних з придбанням матеріалів по малому опту в роздрібній торгівлі, і на інші господарські потреби. Розрахунки з підзвітними особами мають місце на кожному цукрозаводі і дуже різні:
· придбання запасних частин, матеріалів, палива за готівковий розрахунок, канцелярський товарів, оплата поштово-телеграфних витрат;
· оплата дрібного ремонту оргтехніки, транспортних засобів;
· витрати на відрядження по території Російської Федерації і за кордон;
· представницькі витрати.
Тема розрахунків підприємств із співробітниками, що виїжджають у службові відрядження, як по Росії, так і в інші країни, досить добре вивчена і висвітлена в економічній пресі і спеціальних виданнях. До того ж витрати на відрядження відносяться до категорії витрат підприємства, які постійно перебувають під пильною увагою перевіряючих органів.
Але в той же час слід зауважити, що більшість публікацій на цю тему зводиться, як правило, до розгляду діючих нормативних документів і опису порядку оформлення первинних документів. Безперечно, такі публікації мають певну значимість для практикуючого бухгалтера, так як правильно організований облік в значній мірі є запорукою достовірного формування фінансової звітності і, відповідно, бази оподаткування по ряду податків.
При видачі коштів організація зобов'язана:
· визначити суму підзвітних коштів і термін, на який вона видається;
· отримати від підзвітної особи звіт про витрати в строк не пізніше 3 робочих днів після закінчення терміну, на який видані засоби;
· видати кошти працівнику під звіт за умови повного звіту або за раніше виданими авансами;
· заборонити передачу підзвітних грошових коштів від одного працівника іншому;
· визначити перелік осіб, які можуть заміняти касирів і отримувати в банку кошти під звіт.
Право отримувати кошти під звіт мають тільки ті співробітники, чиї прізвища є в переліку підзвітних осіб. Цей перелік затверджується наказом керівника підприємства. Як правило, сюди записують водіїв, працівників господарських служб, секретарів, а також тих осіб, хто часто буває у відрядженнях. Інакше кажучи, працівників, яким можуть знадобитися готівку для того, щоб виконати свої посадові обов'язки: водієві - купити бензин, секретарю - відправити пошту, відрядженому - заплатити за готель.
Усі працівники підприємства, які одержують гроші під звіт, повинні дотримуватися правил роботи з готівкою.
У наказі потрібно не тільки перераховувати підзвітних співробітників, але і вказати, яку суму кожен з них може отримати за один раз, на який термін і коли вони повинні здавати авансові звіти в бухгалтерію.
Якщо треба видавати гроші особі, не вказаною в наказі, можна скласти окремий наказ, де вказують прізвище і посаду співробітника, термін на який йому видана сума, дата, не пізніше якої він повинен здати авансовий звіт в бухгалтерію і т.д.
Кожного співробітника, чиє прізвище включена до переліку підзвітних осіб, потрібно під розписку ознайомити з наказом, а при необхідності роз'яснити правила, які він повинен дотримуватися, отримуючи готівку і звітуючи за них.
У процесі своєї діяльності практично кожен бухгалтер стикається з проблемою правильного обліку та оподаткування витрат на відрядження. При цьому часто виникають питання, зокрема, що, вважати службовим відрядженням; який порядок відряджання співробітників підприємства, які працюють за сумісництвом або виконують роботу за договорами цивільно-правового характеру; якими нормативними документами, що зачіпають питання витрат на відрядження, необхідно керуватися в даний час.
При цьому організація може видавати кошти підзвітним особам на наступні цілі: на господарські потреби; на витрати на відрядження; на оплату представницьких витрат.
. 2 Облік представницьких витрат
Представницькі витрати - це витрати організації з прийому та обслуговування представників інших організацій, що беруть участь в переговорах для встановлення і підтримки співробітництва, а також учасників, які прибули на засідання ради (правління) організації.
До представницьких витрат відносяться витрати: по проведенню офіційного прийому (сніданку, обіду, вечері чи іншого аналогічного заходу) представників інших організацій; по транспортному забезпеченню представників інших організацій, пов'язаному з їх доставкою до місця проведення зустр...
