дії зацікавлені особи спільно з менеджером зможуть оцінити якість виконання проекту. На підставі цього документа згодом складається кошторис, оцінюється вартість ресурсів, визначається план дій та заходів, розробляється розклад.
Професійно розроблене опис змісту проекту включає наступні компоненти:
загальну характеристику проекту, включаючи опис продукції (послуги, роботи), що є результатом проекту;
цілі проекту (також звані критеріями завершення проекту - проведена чи в рамках проекту запланована до виробництва продукція?);
повний список проміжних результатів;
повний список вимог;
список виключень із змісту (проміжні результати другої фази);
оцінку термінів і вартості на рівні першого порядку;
функції та обов'язки;
критерії здачі-приймання продукції;
допущення;
обмеження.
Цілі визначають те, чого ви хочете досягти або призвести шляхом реалізації даного проекту. Після виконання або досягнення цілей проект вважається завершеним.
Далекоглядні менеджери проектів оформляють проектні цілі документально і розсилають ці документи всім членам проектної групи і зацікавленим особам.
Цілі повинні мати такими якісними характеристиками: конкретністю, измеримостью, точністю і узгодженістю, реалістичністю, обмеженістю за термінами.
Розглянемо кожне властивість окремо.
Конкретність мети. Співали повинні бути конкретними, сформульованими ясно і лаконічно. Тобто, якщо вам доведеться звільнитися з компанії в розпал роботи над проектом (що, звичайно, зовсім не бажано), менеджер, який змінив вас на цій посаді, повинен мати можливість без будь-яких ускладнень зрозуміти й засвоїти визначення цілей.
Вимірність. Мети завжди вимірні. Результати виконання контролюються різними способами, від складних формул і вимірів до простого твердження: «так, результат досягнутий» чи «ні, результат не досягнутий».
Точність і узгодженість. Мета повинна бути поставлена ??точно, щоб отримувати адекватні результати вимірювань. (Це прямо пов'язано з конкретністю формулювання мети.)
Цілі мають бути узгоджені. Слід домогтися згоди і єдності думок зацікавлених осіб з цього питання, таким чином забезпечивши розуміння кінцевого результату усіма учасниками проекту та узгодженість дій між ними.
Реалістичність. Цілі мають бути реалістичними. Наприклад, якщо обидва підрозділи компанії планують одночасний переїзд в новий офіс, а компанія може надати тільки один транспортний засіб, ця мета нереальна. (Дана проблема найчастіше виявляється на стадії планування, тому в результаті доводиться коригувати цілі і, отже, опис змісту проекту.)
Обмеження за термінами. Цілі повинні мати задані терміни, тобто конкретну дату виконання завдання. Аналогічно проектам мети також мають свої часові рамки.
Єдина мета зосереджує групу на кінцевому результаті. Тому між ними розподіляються проектні завдання, а всі проектні роботи повинні бути в підсумку націлені на досягнення кінцевої мети проекту.
Переконавшись, що мета проекту ясна всім без винятку, можна переходити до визначення проміжних результатів.
Проміжні результати
Проміжні результати (цілі) включають вимірні результати, вимірні результати, певну продукцію або послуги, вироблені для завершення проекту. Аналогічно цілям, вони повинні бути конкретними і вимірними.
Проміжні результати - конкретні завдання або послуги, які необхідно виконати для досягнення спільних цілей проекту.
Проміжні результати (цілі) володіють тими ж якісними характеристиками, що і цілі. Чим точніше і конкретніше сформульовані проміжні результати, тим простіше планувати і здійснювати оцінку проектних робіт, розподіляти завдання. Проміжні результати можна
Для мети, сформульованої наступним чином «4 березня здійснить перевезення співробітників з двох офісів, розташованих на третьому вулиці і на вулиці Вашингтон, в нове приміщення на вулиці Логан, не перериваючи обслуговування клієнтів», можна документально зафіксувати деякі більш очевидні проміжні результати:
укладення договору з місцевою компанією вантажних перевезень - 15 січня;
забезпечення всіх співробітників пакувальною тарою (коробками) і вказівками по маркуванню речей - до 7 лютого;
проведення щотижневих зага...
