андартів у частині контролю за якістю створюваних в організації документів.
Організаційний аспект включає розробку оптимальної для конкретного управлінського апарату структури служби діловодства, регламентацію різноманітних і складних відносин і зв'язків між підлеглими і супідрядними структурними підрозділами, тобто створення умов для поділу праці та її спеціалізації, що допоможе позбутися дублювання операцій і встановити відповідальність за виділені ділянки роботи.
Серед організаційних проблем зазвичай виділяють:
В· вибір оптимальної організаційної форми роботи з документами;
В· розробка внутрішньої організаційної структури служби діловодства;
В· визначення посадового і чисельного складу служби діловодства;
В· регламентація завдань і функцій служби діловодства в цілому, її структурних підрозділів, а також співробітників служби з метою визначення їх статусу та розмежування функцій;
В· вибір оптимальної технології роботи з документами, її регламентація;
В· раціональна організація робочих місць та умов праці;
В· підвищення кваліфікації співробітників служби.
1.2 Організаційні форми роботи з документами.
В
Практика виробила три форми організації роботи з документами в будь-якому управлінському апараті - централізовану, децентралізовану і змішану.
Централізована форма передбачає зосередження всіх технологічних операцій по роботі з документами у веденні одного спеціалізованого структурного підрозділу (канцелярії, загального відділу) або одного співробітника (секретаря установи). У цьому підрозділі (або цим співробітником) виконується повний цикл технологічних операцій з обробки документів від моменту їх отримання або створення до здачі в архів; прийом і обробка документів, що надходять, їх реєстрація, контроль за виконанням, довідково-інформаційна робота, систематизація та зберігання документів, відправка документів, обробка документів для їх передачі в архів.
Централізація окремих операцій з обробки документів є найбільш раціональною формою організації діловодства, так як дозволяє знизити витрати на обробку документів, поліпшити організацію праці працівників служби діловодства за рахунок спеціалізації і взаємозамінності окремих працівників, ефективно використовувати оргтехніку, досягти єдності організаційного методичного керівництва документаційне забезпечення. Однак повна централізація роботи з документами можлива тільки в невеликих установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік.
Децентралізована форма організації документаційного обслуговування являє собою повну протилежність централізованої служби. Кожен структурний підрозділ однієї організації створює свою власну службу для роботи з документами, в якої автономно виконується весь цикл операцій по створенню, зберіганню, систематизації документів даного структурного підрозділу. Ця форма характерна для організацій та установ, апарат яких територіально роз'єднаний, а також для тих, в яких документування діяльності має специфічні особливості (наприклад, виходячи з міркувань захисту інформації або самостійності діяльності структурних підрозділів).
Змішана форма організації роботи з документами - найпоширеніша. При цьому частина операцій (найчастіше прийом і обробка вступників та відправляються документів, їх реєстрація, контроль за термінами виконання, виготовлення, тиражування, архівне зберігання) зосереджується в центральній службі діловодства, а в кожному структурному підрозділі (в департаментах, управліннях, відділах) виконуються операції з створенню (друку) документів, їх систематизації, зберіганню справ, їх предархивную обробці.
Найчастіше в структурних підрозділах реєструють внутрішні документи - за місцем їх створення. Наприклад, у бухгалтерії - бухгалтерські документи, у відділі кадрів - документи по загальному складу і т.д.
Використання новітніх комп'ютерних технологій, наявність факсимільних апаратів, факс-модемних пристроїв комп'ютерів дозволяють організувати прийом та реєстрацію вступників документів, контроль за їх виконанням, інформаційно-довідкову роботу в структурних підрозділах.
У створенні та організації служби діловодства питання вибору організаційної форми-один з найскладніших. Діючі державні нормативно-методичні документи не регламентують форму роботи з документами.
Регламентація обраної форми роботи з документами закріплюється в інструкції з діловодства.
В
1.3 Типові організаційні структури служби
діловодства.
В
Структура в системі органів управління розглядається, по-перше, як стійкий зв'язок, тобто взаємодія елементів управління, по-друге, як схема розподілу загального обсягу функцій органу управління між структурними підрозділами та схема їх взаємодії.
Основні положення ГСДОУ частково регламент...
