ували назви служб діловодства, які типізовані в залежності від приналежності організацій та установ до певним групам і рівнями управління.
Управління справами створюється в міністерствах і відомствах як структура, в якій виконується робота з документами, і як орган контролю та координації діловодства в центральному апараті та в галузі. Управління справами мають наступний типовий склад структурних підрозділів:
В· секретаріат
В· інспекція при міністрі
В· канцелярія
Канцелярія створюється на державних підприємствах, в науково-дослідних організаціях, вищих навчальних закладах, вищих навчальних закладах. У складі канцелярії зазвичай створюються підрозділи (відділ, сектор, група) з приймання та обробки вступників та відправляються документів, з обліку та реєстрації документів, з контролю за термінами виконання документів, по роботі із зверненнями громадян, щодо створення документів (машбюро, комп'ютерний центр), копіювально-розмножувальне бюро, архів.
Загальний відділ - це служба по роботі з документами у виконавчих органах влади та виконавчих структурах (мерії, префектури, муніципалітети) місцевого самоврядування. У структурі загального відділу завжди створюється протокольний відділ, група листів, приймальня.
Секретар установ (структурного підрозділу) виконує всю роботу з документами в невеликих установах і організаціях, що не мають внутрішньої організаційної структури.
Основні положення ГСДОУ, таким чином, регламентують найменування та приблизну структури діловодної служби державних установ і підприємств. Рішення про створення служби, її назві та внутрішній структурі недержавних організацій приймає керівництво організації. У спільних підприємствах цей питання вирішує правління; в акціонерних товариствах - установча конференція, в кооперативах - загальні збори членів кооперативу.
1.4 Завдання та функції служби діловодства.
В
Основною метою служби діловодства, незалежно від її назви, є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпеченню. Виконання цієї мети передбачає вирішення наступних завдань:
В· постійне вдосконалення форм і методів роботи з документами;
В· забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, інформаційно-пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів до передачі у відомчий архів у відповідності з діючими державними нормативно-методичними документами;
В· скорочення документообігу;
В· розробка і впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення в організації і в підвідомчій системі, прогресивних технологій діловодства.
Функції сучасної служби діловодства в Росії визначаються з цілей та завдань її діяльності і включають повний обсяг роботи, яка виконується службою. Типовий склад функцій наступний:
1. Розробка, впровадження та ведення табеля і альбому уніфікованих форм документів організації; внесення до них змін.
2. Розробка та проектування бланків документів.
3. Здійснення експедиційної обробки вступників та відправляються документів.
4. Реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів та виконання інформаційно-довідкової роботи по документах.
5. Контроль за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву.
6. Організація машинописного (комп'ютерного) виготовлення текстів документів, їх копіювання та оперативного розмноження.
7. Організація контролю за роботою з документами в структурних підрозділах.
8. Організація і ведення діловодства за пропозиціями, заявами, скаргами громадян.
9. Контроль за правильністю оформлення та формування справ у структурних підрозділах організації.
10. Підвищення кваліфікації працівників служби діловодства та архіву, проведення нарад та консультування з питань, що належать до компетенції служби діловодства.
11. Організація робочих місць, АРМ, умов праці співробітників служби діловодства.
1.5Должностной і чисельний склад служби діловодства.
В даний час основним нормативним документом, що регламентує найменування посад працівників служби діловодства, є Загальноросійський класифікатор професій робітників, посад керівників, фахівців і службовців. Ці ж найменування включені в Кваліфікаційний довідник. Згідно цим нормативним документам за характером праці працівники служби діловодства діляться на три категорії: керівники, фахівці та технічні виконавці.
Керівники. Категорія включає завідувача службою діловодства (керуючого справами, завідувача канцелярією, завідувача загальним відділом), завідувача протокольним відділом, начальника секретаріату, завідувача архівом і т.д. Основна функція керівника - планування і розподіл роботи, п...
