сті на окремі документи і окремі масиви документів в інформаційних системах, категорії інформації за рівнем доступу до неї, порядок правового захисту інформації.
Історіографія. Поняття В«документВ» ввів відомий бельгійський вчений, основоположник документації - науки і практики Поль Отле (1868-1944). Радянські документалісти та інформатики обмежили зміст документа обов'язковими атрибутивними елементами: наявність інформації та матеріального носія (Г. Г. Воробйов). У 1960-ті роки А.І. Михайлов, А.І. Чорний і Р.С. Гиляревський, крім названих, вводять функціональний ознака документа. За їхнім визначенням, документ - це матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію, спеціально призначений для її передачі в просторі та часі.
У Росії на початку 1990-х років практично одночасно, уточнюючи сенс поняття В«документВ», О. П. Коршунов (бібліографознавство), А. В. Соколов (Інформатика), Ю. Н. Столяров (бібліотекознавство) запропонували трактувати його як матеріальний об'єкт - носій соціальної інформації.
Структура роботи: вступ, 3 розділи, висновок, бібліографічний список.
1. Документована інформація як ресурс управління
В
1.1 Поняття і характеристика документованої інформації
Сучасна організація трактується як складне, комплексне утворення. Велика частина організацій являє собою відкриті системи, цілісні, що складаються з численних взаємопов'язаних частин, тісно переплітаються із зовнішнім світом. Кожна організація має внутрішню і зовнішню середу. p> Зовнішні та внутрішні джерела інформації, які впливають на організацію, утворюють її інформаційне середовище. На її основі в процесі діяльності організації виникає інформаційна інфраструктура як спеціальна система життєзабезпечення, що пропонує користувачам відповідну інформацію. Центральну роль в цій інфраструктурі відіграє документована інформація. Іншими її елементами є інформаційна технологія і інформаційний персонал. p> Інформаційна інфраструктура організації являє собою складну систему, що поєднує структуровану і неструктуровану інформацію, інформаційні процеси, протікають у взаємодії із зовнішнім середовищем організації та охоплюють інформаційні потоки, покликані об'єднати всі рівні управління, включаючи робочі місця, в ефективно діючий на базі створених інформаційних ресурсів механізм досягнення цілей організації. p> Ставлення до інформації як ресурсу означає, що за аналогією з іншими ресурсами (фінанси, обладнання, матеріали, технології, персонал) повинен бути створений механізм управління інформаційними ресурсами, сформовані відповідні структури, вироблені нові технології. Однією з важливих характеристик інформаційного ресурсу є його якість, ступінь повноти для задоволення сукупних інформаційних потреб організації. [1]
Згідно Федеральним законом В«Про інформацію, інформатизації і захисту інформаціїВ» під інформаційними ресурсами розуміються окремі документи і окремі масиви документів, документи і масиви документів в інформаційних системах (Бібліотеках, архівах, фондах, банках даних, інших інформаційних системах). Обов'язковою умовою включення інформації в інформаційні ресурси є документування інформації.
Таким чином, документ є первинною основою інформаційних ресурсів. p> Поняття В«документВ» використовується в багатьох областях знань і пов'язане з предметом їх досліджень.
Для історика документ цінний насамперед тією інформацією про минуле, яку він містить в собі, причому не тільки в змісті, а й у зовнішньому вигляді - почерку, хімічному складі паперу, водяних знаках і т. п. Така увага до формі має для історика як емоційний ("дух часу"), так і практичний сенс. Йому доводиться мати справу з документами різних епох, а зовнішні особливості досить точно відображають час, а часом і обставини їх створення. Звідси і тлумачення документа, насамперед як матеріального носія із зафіксованою на ньому інформацією про минуле.
У діловодстві потрібно, насамперед, забезпечувати швидке знаходження документа, а також простежити в разі потреби його маршрут по інстанціях, включаючи його створення, узгодження, виправлення, постачання візами, обліковими номерами і пр. Крім того, важливо бути впевненим, чи було дійсним творцем документа то установа або посадова особа, яка значиться його автором. Звідси особлива увага до офіційних реквізитами: бланку встановленого зразка, підписи, печатки, реєстраційними номерами. Документ розуміється в першу чергу як офіційна інформація з реквізитами, що дозволяють її аутентифікувати і враховувати. p> У архівіста основні завдання - зберегти документи в цілості й забезпечити облік, щоб при необхідності видати їх користувачеві (того ж історику). Зміст документа і його зовнішня форма цікавлять архівіста лише остільки, оскільки вони представляють цінність для його клієнтів. Функція обліку об'єднує архівіста з діловодом, але в іншому їх місії різняться: архівіст зобов'язаний зберегти і сам докум...
