я до фірми, поширення про неї відомостей, зав'язування контактів дають різні представницькі заходи. Сюди, насамперед, можна віднести презентації, які зараз досить широко поширені. Вони зазвичай вимагають чималих зусиль і коштів, але їх користь буває великий. Правда, результативність презентацій залежить не тільки від вкладених у них ресурсів, але і від професіоналізму організаторів, продуманості сценарію і вмілого його втілення.
З самого початку підготовки презентації слід задатися питаннями: що треба буде представити на презентації? Чому вона взагалі проводиться? Таким чином, ефективна презентація починається з визначення її завдань. Для цього треба виробити логічну послідовність всього заходу. Потрібно точно визначити час eго початку та тривалість, вказавши це підготовлених завчасно запрошеннях.
Слід ще окреслити коло запрошених і взагалі учасників, включаючи журналістів і, можливо, артистів, оскільки презентація представляє собою ще й урочисте, святкове подія. Бажано у них з'ясувати інтерес до теми презентації та ступінь інформованості про неї. З урахуванням цього і відповідно до завдань презентації слід сформулювати ключову фразу, яку повинні запам'ятати учасники. Треба також визначити бажаний відгук аудиторії, її реакцію і можливі дії після самого заходу.
Потім належить сформувати робочу команду. Вона буде займатися всією підготовкою та проведенням самої презентації.
Важливою умовою успіху презентації є хороший вибір місця її провидіння. Якщо у фірми немає відповідного для цієї мети приміщення, го його слід орендувати. Це може бути ресторан, кафе, клуб, зал готелю. Воно має бути зручним і точно відповідати кількості запрошених.
Великої уваги заслуговує визначення виступаючих на презентації від фірми і серед них не обов'язково повинен бути перший керівник, особливо, якщо той не може ефективно виступити; це можуть бути ті фахівці, які знають предмет і вміють про нього професійно розповісти і відповісти на питання. В іншому випадку, кострубата мова керівника може призвести до негативного результату. Коли визначені основні орієнтири презентації, треба затвердити порядок і тривалість виступів, погодити їх тему і зміст, щоб уникнути повторів. Паралельно потрібно обговорити матеріали, які демонструватимуться.
З виступаючими належить говорити тексти та інші інформаційні матеріали. Вони можуть знадобитися на презентації і їх можна буде вручити прийшли. Не можна ділити ці матеріали за категоріями - "Для преси", "для гостей", "для дуже почесних гостей" і т.д. У всякому разі, цього не варто робити на самій презентації, бо таке поділ виробляє нехороше враження на тих, кому дістається інформаційний пакет, а ще й без якихось вкладень.
Одночасно потрібно готуватися до прийому гостей, закуповувати напої, папки, ручки та інші сувеніри. Ці сувеніри бажано забезпечити фірмовими знаками і написами. Ефективна презентація передбачає свого роду презентацію, в тому числі і в присутності представників учасників.
Певну увагу треба приділити одязі виступаючих і допоміжного персоналу: вона повинна відповідати цілі презентації, її тональності і характеру аудиторії.
У день заходу організатори повинні прибути на місце заздалегідь і перевірити все, особливо - технічні кошти.
Презентація вимагає невеликого і динамічного вступу. Воно визначає важливі моменти презентації, допомагає налагодити відносини з аудиторією і відчути її настрій. За спостереженнями фахівців, вступ має складатися з таких елементів.
Привітальні люб'язності. Подяка зате, що гості знайшли час прийти на презентацію. Можна висловити надію, що вони не пошкодують про те, як його провели. Уникайте надмірної авторитетності. Розкажіть про свій особистий досвід в цій області. Визначте завдання презентації в рамках інтересів слухачів.
Представлення. Ім'я, посада та досвід ведучого, якщо це істотно, і, звичайно, виступаючих.
Оголошення мети. Що передбачається пояснити, припустити або продемонструвати пі презентації.
Роз'яснення. Потрібно повідомити, скільки триватиме презентація. Вона може проходити в одному місці або переміститься в інше, чи передбачені перерви і чи можна переривати виступаючих.
Закінчення презентації. Як і її відкриття, воно занадто важливо, щоб залишати нею па волю випадку. Звичайно, в останній момент можна змінити запланований фінал, але для цього його треба знати. Закінчення зазвичай включає:
коротке резюме найважливіших фактів і аргументів і повтор ключових фраз і ВІДЕОФАКТІВ;
рекомендації з очікуваної стратегії поведінки після презентації;
пропозиції щодо найближчих кроків, якщо рекомендації прийняті, з конкретними термінами;
опис допоміжної літератури поданої проблеми.
Якщо презентацію веде один ведучий, бажано прагнути до діалогу з аудиторією, для чого треба заохочувати питання, залучати учасників до обговорення....
