y"> Первинний документ, який визначає командировочне обличчя, це посвідчення про відрядження. У ньому робляться відмітки про вибуття командировочного особи і про день повернення, завірені печаткою, У пункті призначення також повинні бути зроблені відмітки про вибуття і прибуття (з печаткою). За цих позначок підраховується термін відрядження.
Сума видачі на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями, залежить від терміну відрядження та її місця призначення Відрядженому працівникові видається грошовий аванс у межах сум, належних на оплату проїзду (в обидва кінці), добових і витрат по найму житлового приміщення. Отриманий аванс дозволяється використовувати тільки на ті цілі, на які він виданий. Протягом 30 днів після повернення з відрядження підзвітні особи зобов'язані подати авансовий звіт про витрачені суми. До авансового звіту додаються оформлені документи, що підтверджують витрата підзвітних сум. У бухгалтерії авансові звіти перевіряються і визначаються суми, що підлягають затвердженню керівництвом підприємства.
У разі перевищення витрат над нормою дозволяється їх оплата за рахунок прибутку, що залишається в розпорядженні підприємства з одночасним підсумовуванням виплаченого перевищення із сумою нарахованої командируемому заробітної плати для визначення прибуткового податку.
Доцільність зроблених витрат підтверджується начальникамицехів, відділів або служб залежно від цільового призначення відрядження. Після перевірки бухгалтером авансового звіту він затверджується керівником підприємства і приймається до обліку. Залишок невикористаних сум здається підзвітною особою в касу за прибутковим касовим ордером, а перевитрата видається з каси за видатковим касовим ордером в день здачі авансового звіту.
Облік за розрахунками з підзвітними особами ведеться на" рахунку 71« Розрахунки з підзвітними особами ». Це активно-пасивний рахунок, сальдо якого відбиває суму заборгованості підзвітних осіб підприємству чи суму не відшкодованого перевитрати. За дебетом рахунка записуються суми відшкодованого перевитрати і знову видані під звіт на підставі видаткових касових ордерів, за кредитом - суми, використані відповідно до авансовим звітам і здані за прибутковими касовими ордерами (невикористані).
Регістром для обліку операцій по руху підзвітних сум і розрахунків з підзвітними особами служить журнал-ордер № 7 - комбінований регістр, який поєднає аналітичний і синтетичний обліки з лінійною формою запису. Кожній виданої під звіт сумі відводиться в журналі-ордері один рядок (лінійка) і в міру подання авансового звіту, здачі до каси невикористаних сум або отримання грошей до погашення перевитрати записи сум за цими операціям зроблять в цій самій рядку. Підставою для заповнення журналу-ордера №7 є видаткові касові ордери на суми, видані під звіт, авансові звіти (на витрачені суми), нові прибуткові або видаткові касові ордери (на розбіжність у сумах отриманих та витрачених).
До обліку приймаються авансові звіти, перевірені арифметично, по суті (стосовно доцільності і необхідності витрат, відповідності їх призначенню авансу) і затверджені керівником підприємства. Бухгалтер опрацьовує авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, що відповідають напрямку витрати.)
У бухгалтерському обліку операції з підзвітними особами відображаються наступними проводками:
) видано аванс на відрядження:
Дебет рахунки 71 «Розрахунки з підзвітними особами», Кредит рахунку 50 «Каса»;
) відображено витрати по найму житлового приміщення (без урахування ПДВ):
Дебет рахунки 44 «Витрати на продаж», Кредит рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами»;
) врахована сума ПДВ, сплачена за найм житлового приміщення:
Дебет рахунки 19 «Податок на додану вартість по придбаним цінностям»,
Кредит рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами»;
) повернення невикористаної суми в касу від підзвітної особи:
Дебет рахунки 50 «Каса»,
Кредит рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами».
До авансового звіту додаються оформлені документи, що підтверджують витрата підзвітних сум, по відрядженнях додається оформлене посвідчення про відрядження тощо. д.
У бухгалтерії авансові звіти перевіряються і визначаються суми, що підлягають затвердженню керівництвом підприємства.
На суми, видані під звіт, робиться запис:
Дебет рахунки 71 «Розрахунки з підзвітними особами», Кредит рахунку 50 «Каса».
