е запускатися як вручну, так і автоматично.
Загалом, віруси «удосконалюються», вдосконалюється і антивірусний захист, тому необхідно постійно використовувати свіжі версії антивірусного захисту.
Робота інших допоміжних програм спрямована на збереження даних навіть у разі збоїв у роботі програмного забезпечення. Для запобігання збоїв існують спеціальні допоміжні програми - утиліти.
Розглянемо кілька програм, що дозволяють уникнути проблем при роботі комп'ютера:
) Norton CrachGuard 3.0;
) Norton Utilities 2.0 rus;
) Norton Uninstaller.CrachGuard є найбільш простий у використанні, але однією з найпотрібніших програм. Ця програма автоматично запускається при включенні комп'ютера і працює у фоновому режимі. Вона активізує «завислу» програму і зберігає при цьому дані або документ, з яким ведеться робота, а також дозволяє закрити програму, яка дала збій, не вдаючись до перезавантаження комп'ютера.
Версія Norton CrachGuard Deluxe включає в себе модуль Auto Check (System Check), який здійснює комплексний аналіз стану комп'ютера, включаючи перевірку на наявність вірусів і пошук можливих проблем, пов'язаних з роботою жорсткого диска і програмного забезпечення. У разі виявлення помилок програма може або сама зробити необхідні виправлення, або запропонує виконати це користувачеві.
Власне Norton Utilities являє собою інтегрований набір програм, що забезпечують діагностику та обслуговування комп'ютера. Norton System Doctor, працюючи у фоновому режимі, відстежує стан комп'ютера і періодично проводить його діагностику, включаючи перевірку на наявність вірусів, видаючи рекомендації і запускаючи при необхідності відповідні програми.
У кінцевому рахунку, для забезпечення нормальної роботи комп'ютера слід дотримуватися лише кілька правил, що віднімають мінімум часу:
) щоб не допустити зараження комп'ютера вірусами, у фоновому режимі повинна весь час працювати антивірусна програма;
) кожен флеш-накопичувач, що побував в чужому комп'ютері, кожне повідомлення, що надійшло по електронній пошті у вигляді приєднаного файлу, повинні бути відразу ж перевірені на наявність вірусу;
) зберігайте результати своєї роботи на змінному носії;
) періодично виконуйте дефрагментацію жорсткого диска і щомісяця запускайте програми діагностики, виявлення та усунення неполадок;
) для звільнення місця на жорсткому диску користуйтеся спеціальними програмами.
Однак важливо не тільки створити апаратне забезпечення схоронності електронних документів і використовувати його, але не менш важливо вміти обробляти і працювати з цими документами в системі діловодства, що дозволяє діловоду ефективно працювати і забезпечувати якість своєї роботи, а також забезпечити їх збереження.
Систематизацію документів здійснюють за допомогою каталогу. Він дозволяє структурувати потік інформації, запобігаючи хаотичне розміщення документів.
У каталозі (директорії) не можуть існувати два файли з однаковими іменами. Зручніше дотримуватися правила - ім'я файлу не повинне перевищувати восьми символів (без включення прогалин і спеціальних символів), тому файл з таким ім'ям може бути запущений в будь-якому редакторі без обмежень.
Періодична ревізія каталогів документів допомагає сортувати і своєчасно звільнятися від застарілих і непотрібних. Документи, які не використовуються в поточній роботі, слід скидати в архів. В якості архіву можна використовувати жорсткий диск і флеш-накопичувачі.
У електронний архів документ відправляють відразу по завершенні його в діловодстві. Архівом служить база даних - це сховище інформації в систематизованому вигляді. Періодично базу даних сортують по стовпцях, тобто вибудовують дані в певній послідовності, наприклад тимчасової, що дуже важливо в діловодстві. Базу даних можна використовувати для формування особистих справ, а також для формування номенклатури справ на основі табличного редактора Excel.
Відомо, що документи розрізняються за своєю цінністю, а значить і терміном зберігання. Всі терміни зберігання, прийняті в традиційному, паперовому діловодстві, дійсні і для електронних архівів. Властива електронного зберіганню - легкість створення копій тут дуже зручна. Однак для документів постійного строку зберігання (наприклад, накази по основній діяльності) і довготривалого (наприклад, накази по особовому складу) використовують спільне зберігання - оригіналів на паперовій основі і копій в електронних архівах.
Для кращого пошуку документів в архіві створюють електронну реєстраційну картку. В електро...
