МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ УКРАЇНИ
УО «Білоруський державний
ЕКОНОМІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ »
Кафедра фізикохімії матеріалів і виробничих технологій
РЕФЕРАТ
з дисципліни: Технологія та автоматизація діловодства у фінансовій сфері
на тему: Забезпечення збереження електронних документів та інформаційних ресурсів
Студент
Володько С.І.
МІНСЬК +2014
Зміст
Введення
. Програмні засоби забезпечення збереження електронних документів
. Інформаційні ресурси Республіки Білорусь в електронному вигляді
. Правове регулювання роботи з електронними документами в організаціях
. Правове та методичне забезпечення збереження інформаційних ресурсів та електронних документів
Висновок
Список використаних джерел
Введення
Сьогодні все більше документів і важливих даних створюються в комп'ютері і зберігаються в електронній формі. Застосування сучасних інформаційних технологій дозволило людству почати переведення накопиченої їм інформації в електронну форму і створення нових видів інформаційних ресурсів (ІР) та електронних документів (ЕД), без використання яких немислимо становлення сучасного інформаційного суспільства.
Після переведення в електронну форму та інтеграції в єдину систему, інформаційні ресурси набувають якісно інший статус, що забезпечує більш ефективну організацію, виробництво, розповсюдження, зберігання та використання інформації.
Інтеграція інформаційних ресурсів різноманітних сфер життєдіяльності товариств забезпечується створенням необхідних умов щодо забезпечення своєчасності, достовірності та повноти подачі інформації всім суб'єктам господарювання, управління і громадянам; а також по взаємодії з інформаційними ресурсами інших держав і міжнародних організацій.
Нормативне правове регулювання інформаційних ресурсів та електронних документів є окремим компонентом системи національного інформаційного права, який зафіксував визначальну форму організаційного вираження документованої інформації, використовуваної в її виробництві (відборі, переробці, збереженні) і споживанні.
Тому найважливішою проблемою процесу інформатизації є розробка нормативних правових та методичних документів в галузі створення, використання та зберігання інформаційних ресурсів та електронних документів, що утворюються в результаті культурної, наукової та виробничої діяльності організацій будь-якої форми власності, а також при документуванні управлінських функцій органів державної влади та управління Республіки Білорусь.
1. Програмні засоби забезпечення збереженості документів
Одне з важливих умов безпечного зберігання даних - наявність на комп'ютері допоміжних програм для своєчасного виявлення проблем, які можуть виникнути на комп'ютері співробітника. Це антивірусні програми і програми діагностики.
Антивірусні програми запобігають проникненню вірусів на комп'ютери організації, виявляють інфіковані файли і здійснюють лікування зараженого комп'ютера. Основними джерелами вірусів:
) нелегальне програмне забезпечення;
) флеш-накопичувачі, заражені вірусом, що знаходяться в завантажувальному секторі;
) документи MS Word і Excel, заражені макровірусами.
Кожен співробітник, обмінюватися інформацією на флеш-накопичувачах, а в невеликих фірмах їм найчастіше є секретар, повинен насамперед, отримавши флеш-накопичувач, запустити антивірусну програму і витратити хвилину на перевірку флеш-накопичувача на наявність вірусів. Ця процедура повинна бути обов'язковою для всіх співробітників організації, що працюють з флеш-накопичувачами.
Найпростіший спосіб скоротити ймовірність зараження комп'ютера, підключеного до локальної мережі, - програмно (на рівні BIOS) відключити дисководи більшої частини співробітників. Паралельно така міра забезпечує і запобігання несанкціонованого витоку інформації. У цьому випадку запис інформації на флеш-накопичувачі і введення інформації, отриманої на них, здійснюється уповноваженими співробітниками, обов'язково здійснюють попередню перевірку флеш-накопичувачів на наявність вірусів.
Для максимальної безпеки комп'ютера рекомендується періодично запускати антивірусну програму для перевірки всіх дисків комп'ютера або тільки тих, в які поміщаються знову надходять документи. Така перевірка мож...
