оботі з електронними таблицями користувач може використовувати і так звані вбудовані формули (в Excel їх є близько 400), т. е. заздалегідь підготовлені для певних розрахунків і внесення в пам'ять комп'ютера.
Більшість табличних процесорів дозволяють здійснювати впорядкування (сортування) таблиці по будь-якою ознакою, наприклад спаданням. При цьому в нашій таблиці на першому місці (у другому рядку) залишиться витрата на покупку квитків (максимальне значення - 360 р.), Потім (в третьому рядку) виявиться витрата на відвідування цирку (100 р.), Потім витрати на обід (60 р.) і нарешті в останньому рядку - витрати на відвідування музею (мінімальне значення - 8р.).
У електронних таблицях передбачений також графічний режим роботи, який дає можливість графічного представлення (у вигляді графіків, діаграм) числової інформації, що міститься в таблиці.
Електронні таблиці прості в обігу, швидко освоюються непрофесійними користувачами комп'ютера і у багато разів спрощують і прискорюють роботу бухгалтерів, економістів, вчених, конструкторів і людей цілого ряду інших професій, чия діяльність пов'язана з розрахунками.
1.3 Системи управління базами даних
База даних - спільно використовуваний набір логічно пов'язаних даних. Це єдине сховище даних, яке одноразово визначається, а потім використовується одночасно багатьма користувачами.
Система управління базами даних (СКБД) - це програмне забезпечення, за допомогою якого користувачі можуть визначати, створювати і підтримувати базу даних, а також здійснювати до неї контрольований доступ.
У реляційних базах даних (БД найпоширенішого типу) дані зберігаються в таблицях. На перший погляд, ці таблиці подібні електронних таблиць Excel, оскільки вони теж складаються з рядків і стовпців. Стовпці називаються полями (fields) і містять дані певного типу. Рядки іменуються записами (records). В одному рядку зберігається один набір даних, що описують певний об'єкт. Наприклад, якщо в таблиці зберігаються дані про клієнтів, вона може містити поля для імені, адреси, міста, поштового індексу, номера телефону і т.д. Для кожного клієнта буде створена окрема запис.
Таблиці - не єдиний тип об'єктів, з яких складаються бази даних. Крім таблиць, існують форми, звіти і запити.
Форми (forms) застосовуються для додавання нових даних і зміни вже існуючих. Форми полегшують додавання та редагування інформації, а також дозволяють контролювати тип ввідних даних і уникати при введенні ряду помилок.
Для відображення даних в зручному для читання вигляді використовуються звіти (reports). Ознайомитися з усією інформацією, що зберігається в таблиці, складно з тієї причини, що текст не вміщується в полях цілком. Існує можливість включати до звіту не всі дані, а тільки деякі, що значно підвищує зручність використання.
Для виведення в звіти певних даних застосовуються запити (queries). Використання запитів схоже на процес пошуку, - задаються конкретні критерії відбору, на основі яких база даних формує і повертає звіт. Наприклад, якщо база даних містить інформацію про телефонні номери, то можна запросити вивести у звіті лише ті телефони, які відносяться до конкретної адреси, або тільки ті, які відносяться до конкретного прізвища, або починаються з певних цифр і т.п. Запити записуються на мові SQL (Structured Query Language - мова структурованих запитів).
В основі реляційних баз даних лежить поняття зв'язків (відносин, relationships). Вони дозволяють розробникам пов'язувати кілька таблиць в базі за допомогою загальних даних. За допомогою взаємозв'язків розробники баз даних моделюють таблиці, що відображають взаємодію об'єктів в реальності.
Зрозуміти принцип роботи зв'язків найпростіше на прикладі. Нехай для зберігання інформації про продажі компанії застосовується електронна таблиця Excel. З часом в таблиці накопичуються сотні записів. Багато з них відповідають покупкам, досконалим одними і тими ж клієнтами. Проблема полягає в тому, що при здійсненні повторної покупки інформація про адресу клієнта знову зберігається. З часом деякі клієнти переїжджають. Їх нові адреси вводяться в електронну таблицю, але у всіх минулих записах залишається колишній адресу. Існує ймовірність, що рано чи пізно хтось випадково використовує для відправлення товару неправильну адресу. Оновлення адрес стає досить непростим завданням через їх неймовірної кількості. В Excel немає засобів, що дозволяють усунути цю проблему.
При формуванні бази даних логічніше відокремити всі записи про клієнтів від записів, що відносяться до досконалим ними покупкам. У цьому випадку в одній таблиці буде зберігатися інформація про покупки, а в іншій про клієнтів. ...
