ді» заповнюється в тому випадку, коли вхідний документ вимагає обов'язкового відповіді. Заповнення даного поля дозволить надалі за допомогою атрибутного пошуку знайти необхідні документи і проконтролювати підготовку Відповідей. Поле «Дата отримання» не може бути більше значення «Дата реєстрації». В іншому випадку система повідомляє про помилку. У полі «Паперова папка» міститься назва папки (справи), де зберігається документ на паперовому носії. За умовчанням привласнюється значення індексу номенклатури справ організації з ознакою року реєстрації, наприклад: 15-08/13, де 15 - номер структурного підрозділу організації, 08 - порядковий номер справи, 13 - короткий номер 2013 року. Значення даного поля підлягає коригуванню.
Поле «Дата закриття» заповнюється значенням дати, коли документ завершує всі стадії розгляду. Заповнити це поле повинен Користувач (діловод). Незаповнення поля «Дата закриття» спричинить неможливість перенесення документів до бази даних оперативного архівного зберігання. Також виконані, але не закриті документи виводяться у вихідних і статистичних формах як борги.
У налаштуваннях системи є можливість встановити умову закриття документів «з відповіді»; в цьому випадку при реєстрації відповіді на вхідний документ (запит) документ автоматично знімається з контролю і проставляється дата закриття.
Перебуваючи у вкладці «Рег.карта» можна роздрукувати:
. 2 Робота з дорученнями виконавцю
Вкладка «Рух». Вкладка призначена для реєстрації проходження документа по рассмотрітелям, виконавцям і контролю виконання резолюцій керівника організації. У документа можна додавати, переглядати, редагувати і видаляти руху. Якщо видалити рух, то це призведе до втрати інформації.
Для створення нового доручення виконавцю натисніть на кнопку «Додати» у вкладці Рух. Для зміни існуючої записи натисніть на кнопку «Розкрити». Відкриється вікно «Рух документа». Після заповнення полів картки доручення виконавцю можна не тільки зберегти новий запис про рух документа або зберегти зміни в раніше зареєстрований, але і приступити до переметка документа.
. 3. Переметка документа і організація руху документа по Рассмотрітелям.
переметка - це передача документа на виконання одному або декільком виконавцям, при якій для виконавця рух закривається і ставиться дата повернення.
переметка (передача виконаного доручення іншому виконавцю або за резолюцією керівника) проводиться в режимі коригування документа. Слід розкрити картку поточного руху і натиснути кнопку переметка? відкриється вікно, подібне картці «Руху документа». Термін повернення - це планова дата виконання документа.
. 4. Вкладка «Запити». Вкладка Запити картки первинного вхідного містить список запитів, які прямували куди-небудь при роботі із зареєстрованим входять документом. Робота з даними режимом аналогічна роботі з режимом Відповіді.
Запити є вихідними документами, і статистичні дані про них відносяться до вихідних формам для вихідних документів. Формування реєстраційного номера документа-запиту формується так само, як для відповіді, але в базі даних існує атрибут, який дозволяє відрізнити відповіді, запити і відповіді на запити.
При пошуку і роботі зі списками документів в стовпці З/Про відображається інформація про те, запитом (З) або відповіддю на запит (ОЗ) є даний документ.
2.5. Відповідь на документ. Запити до документа
Вкладка «Відповіді» Для реєстрації відповіді на первинний документ слід перейти на вкладку Відповіді і натиснути кнопку Введення відповіді. Відкривається картка Вхідні (Відповідь на Первинний) - реєстрація з полями, автоматично заповненими з картки Вхідні (Первинний). Дані полів Куди і Звідки (адресата і адресанта) помінялися місцями в картці відповіді. У деяких організаціях традиційно відповіді на вхідні реєструються як вихідні документи.
. 6. Контроль первинного вхідного документа
Вкладка «Контроль». Дані цієї вкладки відносяться до всього документа, а не до виконавців. Система відрізняє контрольні документи від неконтрольних.
При централізований контроль:
дані про документ автоматично передаються в систему централізованого контролю «Кодекс: Контроль виконання»;
у вкладці Рух додається рядок із зазначенням структурного підрозділу, який здійснює централізований контроль;
у верхній частині реєстраційної картки документа відображається заголовна буква К.
При Оперативному контролі:
контроль за ходом виконання документа здійснюється в рамках систе...
