Даний наказ реєструють в Журналі обліку та контролю за виконанням наказів про проведення інвентаризації (уніфікована форма № інв - 23).
Наказ про проведення інвентаризації готується, як правило, не менше ніж за 10 днів до настання строку проведення інвентаризації.
До проведення інвентаризації важливо переконатися, що в організації чітко організовано складське господарство та контрольно-пропускна система. Для цього інвентаризаційної комісії рекомендується перевірити наступні факти:
) чи здійснюється охорона території організації, чи обладнані приміщення пожежно-охоронною сигналізацією;
) чи укладені фактично і чи правильно оформлені договори про повну індивідуальну або бригадної матеріальної відповідальності з працівниками, яким передані цінності для збереження та використання;
) чи відповідають посади матеріально відповідальних осіб із затвердженим переліком посад і робіт, що заміщаються і виконуються працівниками, з якими організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність;
) чи створені матеріально відповідальним особам умови для забезпечення збереження матеріальних цінностей, чи є що закриваються складські приміщення, шафи, сейфи, ємності для зберігання цінностей;
) оснащені Чи місця зберігання матеріальних цінностей необхідними вимірювальними приладами;
) чи існує контроль над порядком вивезення цінностей із організації та видачею довіреностей на їх отримання;
) чи зберігаються товарно-матеріальні цінності, що належать третім особам, окремо;
) чи призначена наказом керівника постійно діюча комісія для перевірки збереження матеріальних цінностей.
Керівник організації повинен забезпечити умови для повної і точної перевірки фактичної наявності майна у встановлені строки; надати працівників, мірну тару та інвентар для перемеривания, зважування, переміщення вантажів, вимірювальні і контрольні прилади.
Бухгалтерія роздруковує інвентаризаційні описи, не заповнюючи графу «За даними бухгалтерського обліку», по об'єктах і структурним підрозділам, підметом інвентаризації в кількості не менше двох примірників.
Підготовлені інвентаризаційні описи лунають всіма матеріально відповідальними особами для заповнення графи «Фактична наявність» із зазначенням термінів заповнення.
Матеріально відповідальна особа перед проведенням інвентаризації має підготувати всі матеріальні цінності (розсортувати), оформити всі прибуткові і витратні документи.
Комісія проводить підготовчу роботу, що передувала підрахунку залишків матеріальних цінностей:
1. опломбує приміщення, в яких знаходяться матеріальні цінності;
2. перевіряє ваги, мірну тару;
. отримує від матеріально відповідальних осіб звіт з документами, підтверджуючими рух товарно-матеріальних цінностей, а також розписку такого змісту:
Зразок
РОЗПИСКА
До початку проведення інвентаризації всі видаткові і прибуткові документи на товарно-матеріальні цінності здані в бухгалтерію і всі товарно-матеріальні цінності, що надійшли на мою (нашу) відповідальність, прийняті на облік, а вибулі списані за видатками.
Матеріально відповідальна (і) особа (и):
____________________ ________________
(посада) (підпис)
____________________ ________________
(посада) (підпис)
Голова комісії до початку проведення інвентаризації візує всі надані прибуткові та видаткові документи, прикладені до реєстрів (звітам), із зазначенням «до інвентаризації на« ___ »(дата)», що є підставою для визначення залишків майна до початку інвентаризації за обліковими даними.
Найбільшою помилкою є заповнення інвентаризаційних описів зі слів матеріально-відповідальних осіб.
Якщо матеріальні цінності зберігаються на декількох складах, то необхідно, щоб інвентаризація всіх цінностей проводилась одночасно. Крім того, повинен бути забезпечений контроль надходження і вибуття матеріальних цінностей під час проведення інвентаризації. Якщо можна зупинити приймання (видачу) товарно-матеріальних цінностей на складах під час інвентаризації, це повинно бути зроблено.
Товарно-матеріальні цінності, що надходять під час інвентаризації, приймаються матеріально-відповідальними особами в присутності членів інвентаризаційної комісії, оприбутковуються за реєстром або товарного звіту після інвентаризації і заносяться до окремо...
