го опису під найменуванням «Товарно-матеріальні цінності, надійшли під час інвентаризації ».
Одночасно на прибутковому документі за підписом голови інвентаризаційної комісії (або, за його дорученням, члена комісії) робиться відмітка «Після інвентаризації» з посиланнямї на дату опису, на яку записані ці цінності.
Якщо інвентаризація триває довго, то у виняткових випадках і тільки з письмового дозволу керівника і головного бухгалтера організації в період інвентаризації товарно-матеріальні цінності можуть відпускатися матеріально-відповідальними особами в присутності членів інвентаризаційної комісії.
Ці цінності заносяться до окремого опису під найменуванням «Товарно-матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації».
Оформляється опис за аналогією з документами на товарно-матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації. У видаткових документах робиться відмітка за підписом голови інвентаризаційної комісії або за його дорученням членом комісії.
Якщо інвентаризація майна проводиться протягом декількох днів, то приміщення, де зберігаються матеріальні цінності, по закінченні роботи інвентаризаційної комісії повинні опечатуватися.
Під час перерв у роботі інвентаризаційної комісії (в обідню перерву, в нічний час, з інших причин) описи повинні зберігатися в ящику (шафі, сейфі) у закритому приміщенні, де проводиться інвентаризація.
У кожному разі на дату проведення інвентаризації не повинно бути відомо облікову кількість і вартість інвентарізуемое цінностей.
Як показує практика, це умова часто не виконується, що є грубим порушенням норм обліку, оскільки дозволяє маніпулювати обліковими регістрами, знаючи кількість цінностей, що були в наявності на дату проведення інвентаризації.
Після здійснення всіх необхідних підготовчих заходів проводиться опис майна, тобто їх речова і документальна перевірки.
Члени інвентаризаційної комісії у присутності матеріально-відповідальної особи (осіб) перераховують (зважують, обмірюють) майно і складають інвентаризаційні описи.
Речовинна і документальна перевірки здійснюються, як правило, суцільним методом, тобто перераховуються абсолютно всі товари і цінності.
Це процес досить трудомісткий, але діючі нормативні документи дозволяють застосовувати спрощені способи інвентаризації лише в дуже небагатьох випадках. Зокрема, якщо матеріали і товари зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, їх кількість визначається на підставі даних про ці матеріальних цінностях за специфікацією або маркування, наявної на упаковці, а також на підставі накладних та рахунків-фактур.
При цьому обов'язково на вибір перевіряється частина таких товарно-матеріальних цінностей.
Якщо вибірковою перевіркою будуть встановлені розбіжності між фактичною наявністю і даними, показаними в специфікаціях або маркуванні постачальників, робоча інвентаризаційна комісія зобов'язана провести повну перевірку фактичної наявності таких матеріальних цінностей.
Вага або об'єм навалочних матеріалів визначається за даними обміру за допомогою технічних розрахунків.
У тих випадках, коли продукція відповідно до обов'язковими правилами приймається від постачальників з теоретичного вагою або метражу, речова перевірка такої продукції виробляється також з теоретичного вагою або метражу.
При інвентаризації обладнання слід крім зовнішнього огляду перевірити наявність паспортів та інструкцій з монтажу та експлуатації, а також комплектність, згідно паспорту. Заводський номер і рік випуску, тип і номер обладнання, завод-виробник, номер ГОСТу вказані на бирках, що прикріплюються до обладнання. Якщо обладнання поставляється без електродвигунів, це має бути зазначено в паспортах.
Якщо проводиться інвентаризація великої кількості вагових товарів, то один з членів інвентаризаційної комісії і матеріально-відповідальна особа роздільно ведуть відомості схил. В кінці робочого дня або після закінчення зважування дані цих відомостей звіряють, і вивірений підсумок вносять в опис. Акти обмірів, технічні розрахунки та відомості схил докладають до результатів перевірки.
Після перевірки фактичної наявності матеріальних цінностей складаються акти інвентаризації та інвентаризаційні описи. Причому основною формою первинної документації для обліку результатів речовій інвентаризації є інвентаризаційний опис, а для обліку документальної інвентаризації - акт інвентаризації.
