ваних систем документації, типових номенклатур справ, типових переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання. На їх основі підвідомчі організації розробляють нормативні акти, що організують документаційне забезпечення управління. документом самої організації або вищестоящої. Дія управлінського документа може бути призупинено відповідними компетентними органами. Проекти документів, що зачіпають інтереси інших організацій, повинні попередньо узгоджуватися з ними. У разі розбіжностей до проекту прикладаються зауваження або суть розбіжностей вказується в супровідному листі. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегіальних органів, радах, зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів і матеріалів, підготовлених до засідання (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів постанов чи рішень, порядку дня, списків запрошених та ін.) Якщо хід засідання стенографується, то текст стенограми розшифровується, друкується, завіряється і зберігається разом з протоколом. В особливих випадках виступав повинен завізувати стенограму свого виступи. Якщо хід засідання записується на магнітну стрічку, вона зберігається в відповідно до Основних правил роботи державних архівів з кіно-, фото-і фонодокументами. У межах своєї компетенції організації всіх рівнів управління можуть надсилати листи при здійсненні оперативних зв'язків з вищестоящими галузевими і функціональними органами, підвідомчими та іншими організаціями та окремими громадянами. Листи, як правило, повинні складатися в тому випадку, коли неможливий або утруднений бездокументарній спосіб обміну інформацією: усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), інструктування та ін При необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми і телефонограми. Організації на підставі положень про них та інших актів, що визначають їх компетенцію, видають і інші документи: плани робіт, звіти, прейскуранти, стандарти, статути, положення, правила та ін, перелік яких міститься в Загальносоюзному класифікаторі управлінської документації (ОКУД) і галузевих табелях застосовуваних форм документів. Проект управлінського документа повинен бути узгоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій. Внутрішнє узгодження проекту документа повинне проводитися в такій черговості: з галузевими, функціональними, територіальними підрозділами, дорадчими органами, і, при необхідності, громадськими організаціями; працівниками, відповідальними за дозвіл функціональних питань (головні, старші фахівці і т.д.); з фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером); з юридичною службою; службою документаційного забезпечення; із заступником голови колегіального органу або з заступником керівника організації, які відають питаннями, що містяться в проекті документа. Зовнішнє узгодження в залежності від змісту документа повинно зді...
