аповнення таблиць даними
Після розробки структури бази даних здійснюється введення даних. Починати заповнювати таблиці краще підлеглі, послідовно заповнюючи поля в головній таблиці В режимі таблиці додаються, редагуються або проглядаються табличні дані. Також можна перевірити орфографію і надрукувати табличні дані, відфільтрувати і відсортувати записи, змінити зовнішній вигляд таблиці або змінити структуру таблиці, додавши або видаливши стовпці.
Рис. 6 Заповнення таблиць
. 3 Створення запитів
За допомогою запитів можна переглядати, аналізувати і змінювати дані з декількох таблиць. Вони також використовуються як джерело даних для форм і звітів.
Найбільш часто використовується запит на вибірку pіс.5,6. При його виконанні дані, що задовольняють умовам відбору, вибираються з однієї або декількох таблиць і виводяться в певному порядку.
Запити можна створювати як в режимі майстра так і в режимі конструктора. Найбільш простим є створення запитів в режимі конструктора.
2.3.1 Створення запиту на вибірку
Для створення запиту необхідно:
. Натиснути кнопку двічі на поле Створити запит в режимі конструктора.
2. У діалоговому вікні додати необхідні таблиці (Рис. 7)
3. Вибрати необхідні поля з цих таблиць подвійним кліком.
У запиті можна встановити сортування у порядку зменшення і зростанню. Це встановлюється в поле Сортування, також можливе створення різних фільтрів. Можливе створення безпосередньо під час формування запиту або ж після.
Рис. 7 Додавання таблиць
Рис. 8 Створення запиту на вибірку
Рис. 9 Запит на вибірку
2.3.2 Створення запиту з параметром
Запит з параметром дозволяє по заданому параметру виводити дані з різних таблиць. Створюється такий запит також як і запит на вибірку. Відмінність в тому що при створенні запиту в поле Умова відбору пишеться: наприклад, під полем таблиці ПІБ вченого - Like [Введіть ім'я вченого] + *.
Рис. 11 Запит з параметром
2.3.3 Створення запиту за обчислюваними полями
Запит такого типу дозволяє проводити математичні операції між числовими полями. Для створення такого запиту необхідно в поле Умова відбору під порожнім стовпцем ввести формулу. Наприклад, для обчислення загальної суми грошового внеску для кожної конференції необхідно помножити число учених, що беруть участь у конференції, на суму внеску для даної конференції.
Рис.12 Запит з обчислюваними полями
. 4 Створення форм
Форма - це засіб зручного введення і редагування даних. Рекомендується створювати форми, що повторюють паперові бланки, з яких вводяться вихідні дані. За допомогою форм можна також вивести на екран вміст не всіх полів кожного запису, а тільки потрібних. Користувач має можливість створити форму самостійно або скористатися майстром. Майстер форм прискорює процес створення форми, так як автоматично виконує всю основну роботу. При використанні майстра Microsoft Access видає запрошення на введення даних, на основі яких створюється форма. У створених формах майстер можна використовувати для швидкого створення елементів управління у формі. Для налаштування форми слід перемкнутися в режим конструктора. Більша частина даних, представлених у формі, береться з таблиці або запиту .. Завдяки цьому існує можливість блокування доступу до конфіденційної інформації в БД.
Форми використовуються для різних цілей. Залежно від переслідуваної мети існує кілька видів форм:
· Форма для введення даних в таблицю
· Кнопкова форма для відкривання інших форм і звітів.
2.4.1 Створення простих форм
Користувач має можливість створити форму самостійно або скористатися майстром. Майстер форм прискорює процес створення форми, так як автоматично виконує всю основну роботу. При використанні майстра Microsoft Access видає запрошення на введення даних, на основі яких створюється форма. У створених формах майстер можна використовувати для швидкого створення елементів управління у формі. Для налаштування форми слід перемкнутися в режим конструктора. Можна змінити поля, кнопки, оформлення форми.
Для створення форми в режимі майстра необхідно:
. Двічі натиснути на поле Створення форми в режимі майстра.
2. Додати необхідні...
