Аналіз протоколу перевірки дозволяє охарактеризувати існуючу організацію роботи з документами наступним чином:
- адміністративне діловодство ведеться централізовано завідувачем аптекою;
- кадрове діловодство ведеться відділом кадрів;
- спеціальне діловодство (на робочих місцях) веде кожен співробітник у відповідності зі своїми посадовими обов'язками.
Однак структура документообігу має свої особливості. Організаційні і розпорядчі документи не видаються керівником організації, а використовується документація, видавана на рівні управління аптечними організаціями. В аптеці створюються окремі види довідково-інформаційних документів і ведеться діловодство на робочих місцях.
Керівник суворо дотримується обов'язки по поточному зберіганню організаційних та розпорядчих документів, що надходять від законодавчих органів до моменту їх скасування чи заміни новими, і організація їх виконання.
З документації по кадрам в аптечних організаціях зберігаються копії дипломів фахівців, копії сертифікатів фахівців та копія наказу про призначення керівника аптеки.
З групи організаційних документів в аптеці зберігаються копія Статуту, копії документів з ліцензування, трудові договори, договори про матеріальну відповідальність та ін.
З групи розпорядчих документів в аптеці зберігаються накази, вказівки і розпорядження керівництва, Федеральні закони, накази Міністерства охорони здоров'я Росії.
Також в аптеці зберігається ряд довідково-інформаційних документів, у тому числі інформаційні листи про фальсифіковані і забраковані лікарських препаратах, акти перевірок, документи з інвентаризації, звітність аптеки з роздрібної торгівлі та щодо забезпечення необхідними лікарськими препаратами.
Крім перерахованих, в аптеці ведеться ряд накопичувальних документів у формі журналів та книг.
Одним з найбільш показових моментів ефективності роботи аптеки є фармацевт. Фармацевт не може працювати «наполовину».
Діяльність фармацевтів розглянутої аптеки полягає в:
- перевірці рецептів, видачу лікарських засобів за ним;
- консультативної допомоги відвідувачам з безпеки застосування препаратів;
- обліку медикаментів;
- поповненні запасів лікарських засобів та супутніх товарів;
- вирішенні спірних питань по виникаючих ситуацій.
Згідно з результатами перевірки, фармацевти розглянутої аптеки мають високу кваліфікацію, однак недостатньо готові до роботи з «складними» клієнтами. Фармацевтам потрібно встановити тісний контакт з відвідувачами, серед яких багато особливих категорій. Такі як сліпі, глухі люди, інваліди. Часом доводиться працювати з неадекватними клієнтами. Також треба врахувати, що більшу частину робочого часу фармацевти проводять на ногах.
Таким чином, було встановлено, що документообіг в аптеці проводиться в повному обсязі без порушень, що свідчить про якість роботи керівника з персоналом у відношенні підвищення відповідальності в області оформлення, складання та зберігання різного виду документів. Часто саме порушення логіки документообігу призводить до зниження ефективності роботи аптеки.
Згідно з протоколом перевірки фармацевтична організація відповідає всім необхідним вимогам по асортимент лікарських засобів та супутніх товарів. Все, що стосується діяльності аптеки проводиться строго відповідно до нормативними актами. Але все ж конкурентна спроможність аптеки оцінюється, як нижче середньої допустимої. Пов'язано це, насамперед, з людським фактором, який, на жаль, не вкажеш ні в одному протоколі перевірки аптечної організації. [12]
Для вирішення даної проблеми пропонується розглянути кілька новаторський підхід до оптимізації діяльності організації, який здійснюється за допомогою маркетингових досліджень, що стосуються людського фактора, а також деяких перетворень в області підбору асортименту лікарських засобів. Маркетингові стратегії є загальновизнаними, якщо необхідно врахувати вплив людського фактора (причому, як з боку споживача, так і з боку продавця - в нашому випадку - фармацевта) на ефективність діяльності організації, а також рекомендацій щодо її оптимізації.
3. Експертна діагностика та оптимізація діяльності фармацевтичної організації
Маркетингова стратегія не сприймається всерйоз, коли мова йде про організації, які не потребують ньому в нашому розумінні. Чомусь у таких ситуаціях абсолютно не враховується ринок споживачів, конкурентна спроможність і попит. Діагностика та оптимізація діяльності фармацевтично...
