або скасування його іншим документом.
За формою викладу (ступеня уніфікації):
- індивідуальні (разовий документ, зміст якого викладається у вільній формі). Розробляються конкретними організаціями для внутрішнього користування;
- трафаретні (коли структура і частина змісту документа заздалегідь підготовлені, а інша частина заповнюється при його складанні). Такі документи перспективні, тому економлять час на підготовку;
- типові документи, створювані вищими органами для організацій з однорідними функціями і носять обов'язковий характер (тобто документи, що описують стандартні процеси явища - наприклад, типової технологічний процес);
- зразкові документи носять орієнтовний характер і використовуються для складання та оформлення документів за аналогією;
- уніфіковані (Вхідні в яку-небудь уніфіковану систему документації) у вигляді анкети і таблиці.
По термінах виконання розрізняють:
- термінові (із зазначеним терміном виконання документа встановленими законом та відповідними правовими актами, а також телеграми та інші документи з грифом "терміново");
- нетермінові. p> По термінами зберігання розрізняють документи:
- тимчасового зберігання (до 10 років);
- довготривалого зберігання (понад 10 років);
- постійного зберігання. p> За ступенем обов'язковості:
- інформаційні (що містять відомості і факти про виробничої та іншої діяльності організацій);
- директивні (обов'язкові для виконання документи, юридичні або технічні норми).
Таким чином, найважливішою ознакою для класифікації документів є його зміст. Службові документи можуть поділятися: з адміністративних питань; матеріально-технічного постачання; планування; оперативної діяльності; бухгалтерського обліку; підготовки і розстановки кадрів; фінансово-кредитними та зовнішньоторговельним питань і т.д. Як і всякий об'єкт, документ має безліччю властивостей (відмітних якостей). Прийнято виділяти кілька основних властивостей документа, які характеризуються відповідними ознаками: юридична сила, оригінальність, справжність. br/>
1.2 Реквізити та оформлення документів
Реквізит (лат. requisitum - потрібне, необхідне) - сукупність обов'язкових даних, без яких документ не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили. Це обов'язкові дані, встановлені законом або положеннями для ділових документів. Відсутність хоча б одного з реквізитів позбавляє його держателя можливості використовувати документ за призначенням. Саме за допомогою реквізитів документів надається стандартне оформлення. [3]
Склад і правила оформлення реквізитів визначається ГОСТом Р6.30-2003. Справжній стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації. p> При підготовці й оформленні документів використовують такі реквізити:
01 - Державний герб Російської Федерації;
02 - герб суб'єкта Російської Федерації;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
06 - ідентифікаційний номер платника податків/код причини постановки на облік (ИНН/КПП); p> 07 - код форми документа;
08 - найменування організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - найменування виду документа;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний номер документа;
13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
14 - місце складання або видання документа;
15 - адресат;
16 - гриф затвердження документа;
17 - резолюція;
18 - заголовок до тексту;
19 - відмітка про контролі;
20 - текст документа;
21 - відмітка про наявність додатку;
22 - підпис;
23 - гриф узгодження документа;
24 - візи узгодження документа;
25 - відбиток друку;
26 - відмітка про завірення копії;
27 - відмітка про виконавця;
28 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
29 - відмітка про наявність документа в;
30 - ідентифікатор електронної копії. p> Однак на одному документі всіх реквізитів може і не бути, тим більше деякі з них взаємовиключні. Конкретний набір реквізитів залежить від виду документа, етапів його підготовки та роботи з ним. Для кожного виду документа визначено склад реквізитів залежно від його призначення. Причому які саме реквізити слід оформляти на документі даного виду і в якій послідовності вони повинні бути розташовані на сторінках документа суворо визначено стандартом. p> Діловий документ з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляром-зразком.
Розташування основних ре...
