квізитів (формуляр-зразок документа)
В
На цій схемі видно, що кожен документ можна розділити на 3 основні частини:
- заголовну частина (до неї входять реквізити, розташовані до тексту);
- основну частину (Реквізити текст і програми );
- оформляючу частина (реквізити, розташовані нижче тексту і програми ).
Формуляр-зразок - єдина модель побудови форми документа, що встановлює область застосування, формати, розміри полів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити. Ділові документи, як правило, мають постійно діючий бланк документа - стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем, відведеному для змінної. p> Постійні реквізити (постійна інформація) повторюються в обов'язковому порядку у всіх документах даного найменування (наприклад, емблема організації , найменування організації і довідкові дані про організацію: адреса, номер телефону або факсу) . p> Змінні реквізити (змінна інформація) - зазначаються безпосередньо при підготовці конкретного документа (наприклад, вихідний номер, підпис посадової особи).
Особливо важливо правильне оформлення таких реквізитів, як дата, підпис, печатка, гриф твердження, які надають документа юридичну силу.
Наприклад, формуляр акта включає в себе перелік і порядок реквізитів, оформлюваних в актах:
1. Акт оформляється на загальному бланку
2. Гриф затвердження
3. Найменування виду документа
4. Дата складання документа
5. Місце складання документа
6. Заголовок до тексту
7. Текст
8. Відмітка про наявність додатку (якщо необхідно)
9. Підписи членів комісії, що склала акт
10. Відмітка про виконавця. p> Таким чином, реквізити - це oбязaтeльниe пpізнaкі, ycтaнoвлeнниe зaкoнoм або пoлoжeніямі для oтдeльниx відoв дoкyмeнтoв. Діловий документ має юридичну силу, коли його правова функція доповнюється відповідним складом і розташуванням реквізитів, відповідними зовнішніми ознаками, тимчасовими і територіальними кордонами і об'єктами його дії.
1.3 Електронний документ: поняття, реквізити, переваги та недоліки
Федеральний закон від 10.01.2002 № 1-ФЗ В«06 електронний цифровий підписВ» дає визначення: електронний документ - документ, в якому інформація представлена ​​в електронно-цифровій формі.
Електронно-цифровий форма документа дозволяє розробляти, впроваджувати і використовувати прогресивні засоби електронної обчислювальної техніки.
Електронний документ повинен відповідати наступним вимогам:
- створюватися, оброблятися, зберігатися, передаватися і прийматися за допомогою програмних і технічних засобів;
- містити реквізити, що дозволяють підтвердити його автентичність і цілісність;
- бути відображеним (Відтвореним) у формі, зрозумілій для сприйняття. p> Установка дійсності електронного документа здійснюється з використанням засобів перевірки електронного цифрового підпису. Справжність документа вважається підтвердженою, якщо в результаті перевірки електронної цифрового підпису, встановлюється незмінність всіх реквізитів.
Ведення електронної документації надає додаткові можливості для діловодства, роблячи процеси підготовки та обробки документів більш ефективними, але в той же час і накладає деякі обмеження і висуває певні вимоги до організації робочих місць документознавців.
Переваги використання електронних документів:
- виконання комп'ютерної обробки електронних документів значно прискорюється;
- прискорюється і спрощується збір, обробка, систематизація та пошук будь-якої інформації;
- при розсилці документів електронною поштою вони оперативно (практично миттєво) передаються на будь-які відстані;
- зберігання електронних документів не вимагає великих площ для архівів;
- підвищується ефективність роботи з документами;
- створення електронних архівів документів надає можливість використання отриманої інформації для підготовки нових;
- наявність бази заготовок документів скорочує час на підготовку нових;
- зниження витрати паперу при можливості роботи з електронним проектом документа і внесення змін без виведення на папір;
- одночасна розсилка проекту документа відразу декільком візує;
- одночасна розсилка документа по електронній пошті відразу декільком адресатам.
До недоліків електронних документів можна віднести:
- необхідність наявності технічних засобів для створення, прочитання і подальшого зберігання документів;
- необхідність захисту інформації від внесення несанкціонованих змін.
Власне електронний документ відповідає смислової частини звичайного документа. Тільки чита...
