ьні властивості ділового листа - наслідок універсальності завдань, які воно покликане вирішувати, а саме - служити інструментом ділового спілкування, мовним засобом фіксації (документування) управлінської, ділової, службової інформації. До службової інформації пред'являються загальні вимоги:
достовірність (Об'єктивність),
актуальність (необхідність, новизна, своєчасність),
переконливість (аргументованість),
повнота (достатність інформації).
Документування - Регламентований процес запису інформації на папері або іншому носії, який би її юридичну силу. У діловому спілкуванні документування має особливе значення. Дійсно, посилання на яку-небудь усну домовленість або розпорядження може бути спростована або піддана сумніву, але якщо дана домовленість або розпорядження мають форму документа, то посилання на нього обгрунтована юридично. Правила документування встановлюються правовими актами кожної держави або виробляються традицією.
Підсумок документування - створення документа .
У Федеральному законі В«Про інформацію, інформатизації і захисту інформації В»закріплено наступне визначення поняття В«ДокументВ»:
Документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати [1]
Це ж визначення дано і в державному стандарті на терміни та визначення В«Діловодство та архівна справа В». Для більш повної характеристики поняття В«документВ» слід розкрити і поняття В«реквізитВ».
Кожен документ складається з ряду складових його елементів, які називаються реквізитами (найменування, автор, адресат, текст, дата, підпис і т.д.). ГОСТ закріплює наступне визначення:
Реквізит документа - обов'язковий елемент оформлення офіційного документа. [2]
Різні документи складаються з різного набору реквізитів. Число реквізитів визначається цілями створення документа, його призначенням, вимогами до змісту і форми даного документа. Для багатьох документів число реквізитів суворо обмежена. Для ряду документів число і склад реквізитів встановлені законодавчими та нормативними актами. Але в лю-бом випадку, як випливає з визначення, інформація, зафіксована на матеріальному носії, повинна бути обов'язково оформлена шляхом проставлення необхідних реквізитів. Тільки тоді вона стає документом. p> У документоведении документ розглядається як результат закріплення (відображення) фактів, подій, явищ об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини будь-яким зручним способом на спеціальному матеріалі.
Документи, зафіксувавши (відобразивши) інформацію, тим самим забезпечують її збереження та накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повторне та неодноразове повернення до неї в часі. Вони зачіпають різні сфери діяльності людини і поділяються на текстові та графічні, традиційні (рукописні...
