кумента. Вказує співробітника підприємства, якому доручено виконання даного документа чи який розробив даний документ (для вихідних і внутрішніх). Виконавець документа завжди один і тільки один. Іноді зустрічаються два виконавця документа (для документів тривалого виконання при змінений кадрового складу підприємства). p> 4.Код документа за номенклатурою справ підприємства. Даний атрибут відносить документ до того чи іншого кола типових питань, що вирішуються підприємством у своїй виробничій діяльності. Номенклатура справ - це формальний список справ підприємства, який затверджується заздалегідь на певний період часу (зазвичай на рік). Раніше дана номенклатура була досить статичною, в сучасних умовах номенклатура справ є високо динамічним документом, який може оновлюватися 1-4 рази на рік.
Атрибути, залежать від типів документа
Далі в документах можуть бути атрибути, специфічні для даного типу документа. p> • Вхідні документи мають окрім базових атрибутів ще:
• Контрольний термін виконання. Даний атрибут береться або безпосередньо з вхідного документа (де він може бути вказаний) або з типу вхідного документа, яка визначає терміни відповіді на ті чи інші вхідні документи (наприклад, заява громадян про надання громадянства СРСР повинні бути розглянуті протягом 6 місяців з дня подачі заяви в консульський відділ). p> • Контролююче обличчя. Зазвичай це одна з перших осіб підприємства, яке призначає конкретного виконавця документа і ставити резолюцію "Про виконання доповісти" Даний атрибут проставляється не на всіх вхідних документах, а тільки на найбільш важливих, відповідальних. Не порожній аргумент викликає необхідність у разі завершення обробки документа посилати повідомлення про проходження документа відповідному суб'єкту.
• Внутрішні документи крім стандартних атрибутів можуть володіти ще наступними:
• Список підрозділів підприємства для ознайомлення. p> • Контрольний термін ознайомлення або виконання. p> • Список виконавців документа.
• Вихідні документи мають наступні додаткові атрибути:
• Документ-підстава. Цей атрибут є завжди, тому що вихідний документ завжди породжується на основі або вхідного або внутрішнього. p> • Список розсилки. p> • Контрольний термін відповіді. Даний атрибут зустрічається рідко і не у всіх організаціях. p> У конкретних організаціях дані атрибути можуть носити різні найменування або додаватися додатковими атрибутами, часто великою кількістю. Але перераховані вище атрибути присутні у всіх канцеляріях підприємств.
Взаємозв'язки документів
Всі документи, проходять через канцелярію є пов'язаними документами, в тому сенсі, що більшість з них посилається на інші документи. Найбільш типовим випадком є вхідний документ, який практично завжди породжує відповідний йому вихідний. p> Без зв'язків як таких можуть з'являтися тільки внутрішні і вхідні документи. Причому вхідні документи мо...
