ами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або терміном виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.
• Вихідні. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на відповідні вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готуватися на основі внутрішніх документів підприємства. Невелике число вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад запити в сторонні організації типу: "Прошу дати довідку з питання ... в строк до ... ").
• Внутрішні. Дані документи використовуються для організації роботи підприємства. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш великих структурних підрозділів підприємства (особливо якщо вони територіально рознесені) і накази керівництва підприємства. Так само через канцелярію проходять внутрішні документи, які породжують вихідні. Зокрема, за загальними правилами діловодства єдиний спосіб відправити запит, лист або матеріали під зовнішню організацію це направити внутрішній документ у канцелярію, де його перетворять в вихідний і відправлять в сторонню організацію.
Документи кожного з цих видів можуть бути достатні різноманітні. Це можуть бути листи, розпорядження, циркулярні вказівки і т.д. Зазвичай під типом документа на підприємстві розуміється саме ці розподілу, причому ще й детальніші (Припустимо, якщо листи, то чому присвячені - скарги, пропозиції, побажання та т.д.). З точки зору канцелярії даний розподіл досить нецікаво, хоча під внутрішньої повній системі діловодство воно безумовно необхідно. Далі тут буде розглядатися тільки канцелярські види документів - вхідні, внутрішні та вихідні.
Насамперед всі документи, що проходять через загальний відділ володіють унікальним реєстраційним номером (можливо свої алгоритми побудови номерів для кожного з типів документів). Мало того, будь-який папір яка не має реєстраційного номера - це просто папір, а не документ. Документом її робить саме наявність на ній реєстраційного номеру.
Атрибути документів
Атрибути документів у кожного партнера вельми різноманітні. У той же час можна виділити загальну частину атрибутів, які зустрічаються практично у всіх організаціях. Причому ці загальні атрибуту трохи різні у всіх типів канцелярських документів.
Загальні атрибути документів
Основним атрибутами канцелярського документа є:
1.Регістраціонний номер документа. Даний номер однозначно дозволяє послатися на документ, пройшов через канцелярію. Структура реєстраційного номера може бути різна для вихідних, вхідних і внутрішніх документів. Структура реєстраційного номера визначається в кожній організації самостійно. p> 2.Источники документа (контрагент). Вказує звідки одержано документ. Для вхідних документів це стороння організація, для внутрішніх та вихідних документів це або підрозділ або конкретна особа з керівництва підприємства. p> 3.Ответственний виконавець до...
