жуть мати зв'язки як на вихідні, які викликають їх поява, так і на інші вхідні (див. "Процес узгодження або уточнення відповіді "на рис. 1). Всі документи пов'язані як в системі управління документами, так і в системі контролю виконання (як належать одній роботі). У цьому сенсі тут спостерігається деяке дублювання зв'язків.
Зв'язки в більшості випадків спрямовані за принципом: "головний-підлеглий". Іноді зустрічаються ненаправлення зв'язку, які об'єднують родинні документи (Документи, присвячені одному питанню). p>
Рис. 1. Взаємозв'язки документів в канцелярії
Типові процеси канцелярії
У даному розділі переходимо від великої статики до динаміки документів, тобто разом з розглядом самих документів приступаємо до розгляду процесів обробки документів. Основним процесом канцелярії є проходження по підприємству вхідних документів. Канцелярія відповідає за терміни виконання вхідних документів, точніше виконує фіскальні функції: хто і коли затримав виконання документа. При цьому існує два основні маршрути проходження документа:
1.Непосредственно виконавцю. p> 2.На прийняття рішення в центральний апарат. p> Причому другий маршрут означає те, що майже напевно цей документ буде поставлений на контроль. У той же час не слід плутати з другим маршрутом документи, які надходять на виконання до центральний апарат підприємства (наприклад, якщо на циркулярному листі стоїть "Директорам підприємств ..."). Такі документи (Надходять на виконання до центральний апарат) характеризуються тим, що відповідальним виконавцем для них є один з директорів підприємства (або їх заступників). Для документів, що проходять по другому маршруту, відповідальним виконавцем є хтось із керівників середньої ланки, а директорат здійснює контроль за результатами роботи (а то і цього не робить). p> За існуючою практиці роботи канцелярій великих організацій на контроль ставляться тільки справи проходять по другій схемі. Причому, як відомо із скарг працівників канцелярій, справи проходять по першій схемі часто "провисають", тобто губляться в ході обробки. Якщо надалі кому то з директорів прийде в голову отримати інформацію про таку справу, то в канцелярії виникають досить великі проблеми.
Рис. 2. Процес прямий обробки вхідного документа
Значна частина проблем канцелярії виникає із за того, що вона зобов'язана контролювати тільки відповідальних виконавців, а не повний ланцюжок обробки документа. Повна ланцюжок обробки документа контролюється на рівні систем організації документообігу відділу або на рівні спеціального діловодства (див. Взаємозв'язки системи автоматизації документообігу канцелярії). p>
Рис. 3. Схема обробки документа з контролем директора
Методи зв'язків із зовнішнім світом
Вище була описана робота централізованої канцелярії організації. В принципі в крупній організації з великою документопотоком робота канцелярії мож...
