+ "Студент". Якщо в якості об'єкта взяти значення того ж поля "Студент", що і в прикладі рис.5, то отримаємо з точки зору організації списку той же тип: "один об'єкт "-" один запис ". Але оскільки головним ключем є група полів, то в якості об'єкта можна взяти значення та іншого поля: "Група". У цьому випадку об'єкту по полю "Група" буде відповідати кілька записів - стільки, скільки студентів навчається в даній групі. Тобто присутній тип організації "один об'єкт" - "кілька записів".
Таким чином, якщо в якості головного ключа виступає група полів, то можлива організація даних змішаного типу. І залежати вона буде від вибору об'єкта аналізу.
1.3 Методики підготовки даних до аналізу засобами Excel
1.3.1 Обробка списків типу "один об'єкт" - "Одна запис"
У даному випадку підготовка до аналізу в основному зводиться до стиснення за допомогою фільтрації, сортування та доповненню вихідних даних розрахунковими. Винятком є випадок використання механізму "Зведена таблиця", оскільки він сам здійснює фільтрацію даних (область СТОРІНКА) та їх автоматичне сортування при складанні звіту. Проте використання його не завжди можливо. p> Приклад 1. Знайти середній бал кожного студента. Інформація про результати здачі сесії представлена ​​в списку рис.5. Вирішити це завдання можливо тільки за допомогою введення розрахункової формули "середній бал".
Послідовність дій:
- у рядку заголовків полів вводиться новий заголовок "середній бал" (Комірка Е1);
- в комірку Е2 вводиться формула:
= СРЗНАЧ (В2: D2)
- формула копіюється з клітинки Е3 і до кінця списку.
Цей варіант відрізняє очевидна простота. Однак він вимагає досить великого обсягу ручної роботи.
1.3.2 Обробка списків типу "один об'єкт" - "Кілька записів"
Для економічних даних це найпоширеніший спосіб їх організації та зберігання. Однак він диктує практично завжди виконання деяких додаткових дій з підготовки даних до аналізу. Перш за все це - сортування і фільтрація даних.
Вирішимо приклад 1 з урахуванням організації даних у вигляді списку рис.6.
Варіант а). Введення розрахункової формули "середній бал" нездійсненний.
Варіант б). Використання механізму "Проміжні підсумки".
Необхідно:
- відсортувати дані по двох ключах "Студент" та "Предмет". Якщо цього не зробити, отримаємо невірну відповідь: за ст. Іванову І.І. і Петрову П.П. буде видано 2 середніх оцінки - після 1-ої та 3-ої, 2-ої та 6-ої записами відповідно;
- звернутися до механізму "Проміжні підсумки"
- заповнити діалогове вікно:
"При кожній зміні в": Студент
"Операція": середня
"Додати підсумки по": Оцінка
Результат представлений на рис.8.
В
Рис.7. Результат рішення прикладу 1 за допомогою механізму Варіант в). br/>
Використання механізму "Зведена таблиця".
"Проміжні підсумки"
Необхідно: викликати Майстер зведеної таблиця (виділити будь-яку клітинку списку, Дані-Зведена таблиця); послідовно заповнити діалогові вікна; структура таблиці: область Рядок - Студент, область Дані - Оцінка, операція - середнє
Результат представлений на рис.9.
В
Рис. 8. Результат рішення прикладу 1 за допомогою механізму "Вільна таблиця"
Приклад 2. Дані організовані у вигляді списку, представленого на рис.10. Необхідно скласти звіт про результати складання сесії студентами по семестрах. p> Умова задачі припускає знаходження середнього бала по групі за кожен семестр.
В
Ріс.9.Спісок для прикладу 2
Варіант а). Використання механізму "Проміжні підсумки".
Дії:
відсортувати список по полях: "Семестр", "Група", "Предмет". p> - звернутися до механізму "Проміжні підсумки". Заповнити діалогове вікно:
"При кожному зміна в" - Семестр
"Операція" - середнє
"Додати підсумки по" - Оцінка
- ще раз звернутися до механізму "Проміжні підсумки". Заповнити діалогове вікно:
"При кожній зміні в" - Група
"Операція" - середнє
"Додати підсумки по" - Оцінка
"Замінити поточні підсумки" - зняти прапорець.
- сховати детальні дані.
Подвійне звернення до механізму "Проміжні підсумки" пов'язане з необхідністю отримання підсумків по двох полях: Семестр і Група - а зняття прапорця в опції
"Замінити поточні підсумки" - з необхідністю збереження результатів попереднього підбиття підсумків. Результат представлений на рис.11. p> Варіант б). Використання механізму "Зведена таблиця".
Дії:
- звернутися до механізму "Зведена таблиця"
- послідовно заповнити діалогові вікна. Структура таблиці:
область РЯДОК: Семестр, Група
область ДАНІ: Оцінка
Функція: середня.
Результат представлений на рис.12. ...
