рішувати великий комплекс питань, пов'язаних з реєстрацією вхідних, вихідних і внутрішніх документів, з підписанням, узгодженням, відправкою, формуванням їх у справи, визначенням термінів зберігання, передачею в архів або знищенням . Без правильної організації роботи неможливо впоратися з потоком документів, швидко знайти необхідний документ, навести по ньому довідки, а також проконтролювати його виконання або забезпечити збереження [36, с.3]
Спочатку ДОУ називали терміном «діловодство», але в останні десятиліття використовується термін документаційне забезпечення управління. Його поява пов'язана з впровадженням в управління комп'ютерних систем та їх організаційним, програмним та інформаційним забезпеченням для наближення до термінології, що вживається в комп'ютерних програмах та літератури. В даний час терміни «діловодство» і «документації управління» є синонімами і застосовуються для позначення однієї і тієї ж діяльності [х].
Основне визначення даного поняття дається в ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення »:
Документаційне забезпечення управлінської діяльності (діловодство) - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Документування - це «запис інформації на різних носіях за встановленими правилами» [6, ст.2.1, ст.2.2.1].
Документаційне забезпечення управління можна поділити на три стадії, як побозначено на рис.1.1
Рис.1.1 Стадії документаційного забезпечення управління
Слід зауважити, що організація руху та обліку документів (документообіг) має такі основні етапи: отримання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання або знищення, систематизація, підготовка до здачі в архів.
У багатьох випадках законами та актами державного управління пропонується обов'язкова документування. Зокрема, документування інформації є обов'язковою умовою включення інформації в інформаційні ресурси. Документування інформації здійснюється в порядку, що встановлюється органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів та їх масивів, безпеку інформації та ін [5, 6].
Основні ресурси, що регулюють документації управління, які необхідно знати і враховувати при роботі з документами:
1) Федеральний закон № 149-ФЗ Про інформацію, інформаціоннвих технології і про захист інформації;
2) Федеральний закон № 1520-ФЗ Про персональних даних
3) ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення »;
4) ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації»;
5) Постанова Уряду РФ від 15 червня 2009 р. N 477 «Про затвердження Правил діловодства у федеральних органах виконавчої влади».
На даний момент на прилавках магазинів і в бібліотеках накопичилося безліч навчальної та довідкової літератури з діловодства. У них інформація не завжди буває актуальною і правильною. В окремих виданнях містяться відомості та приклади, які суперечать державним стандартам РФ, інструкцій Росархіву і порушують національні традиції російського діловодства.
В основі будь-якого документа лежить інформація. У кожній області людської ...
