ції в просторі і часі. Документ - поліфункціональний об'єкт, тобто він виконує безліч загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітними потребами суспільства в інформації, знаннях. Саме здатність документа виконувати свої сутнісні функції дозволяє розглядати його як джерело інформації, засіб соціальної документної комунікації.
. Структурність документа, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.
Всякий документ володіє певною структурою, послідовним і взаємозалежним розташуванням його елементів і підсистем: як текстової, інформаційної складової (передмова, вступна частина, основний текст, допоміжні покажчики, додатки), так і матеріальної складової (обкладинка, палітурка, титульний лист, книжковий блок, корінець, форзац тощо). Типову структуру, тобто однаковий набір елементів для певного виду документів, мають практично всі функціонуючі в системі соціальних комунікацій документи. Типова структура документів різних видів визначається спеціальними стандартами, положеннями, інструкціями і т.п. Саме структура забезпечує ефективність використання і довготривалість зберігання документа. Набір перерахованих властивостей документа - це особлива цілісна система, що виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між ними є настільки тісним, що відокремити їх один від одного можна лише умовно.
Визначення властивостей документа тільки розпочато в документоведении і вимагає подальшого уточнення як їх номенклатури, так і змістовного наповнення.
1.2 Ознаки документа
До відмітних ознак документа відносяться:
. Наявність смислового семантичного змісту. Документ - носій сенсу, який передається знаками. Сукупність послідовних знаків, які передають зміст, зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою.
. Стабільна речова форма, що забезпечує довгострокову схоронність документа, можливість багаторазового (довготривалого) використання та переміщення інформації в просторі і часі.
. Призначених для використання в соціальній комунікації. Документний статус мають лише ті джерела, які спочатку призначені для зберігання і передачі інформації в просторі і часі. Документи - це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації.
. Завершеність повідомлення. Ця ознака обумовлений областю використання документа. Фрагментарне незавершене повідомлення не може бути повноцінним документом. Вимога завершеності є відносним, оскільки є ряд незавершених повідомлень, що мають особливе значення для наукових досліджень (начерки, чернетки, ескізи).
Визначення ознак документа, як і його властивостей в документоведении до кінця не вивчено.
1.3 Функції документа
Як і всяка система, документ створюється суспільством лише остільки, оскільки він виконує ті чи інші необхідні суспільству функції.
Функція документа - це його суспільна роль, соціальне призначення, мета, завдання. Документ - поліфункціональний об'єкт, що виконує ряд взаємозалежних соціальних функцій.
Весь спектр со...
