ціальних функцій документа можна умовно поділити на три групи: 1) головну; 2) загальні; 3) спеціальні.
Головна, найбільш узагальнююча функція документа - це збереження і передача (поширення) інформації в часі та / або просторі. Документ створюється для забезпечення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації.
Загальні функції - інформаційна, комунікативна, кумулятивна - характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду.
Інформаційна функція - це здатність документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань. Основним критерієм інформативності документа є його інформаційна ємність, тобто кількість і якість інформації, зафіксованої в документі. Існує правило: більше інформації в можливо меншому обсязі документа (звіт про НДР - стаття - монографія - підручник - енциклопедія: документи розташовані за ступенем збільшення інформаційної ємності). Ця функція визначається такими показниками, як корисність, повнота, достовірність, цінність, новизна інформації та ін
Комунікативна функція - це здатність документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступності. Документ забезпечує документную комунікацію, яка без нього була б неможлива.
Кумулятивна функція - це здатність документа накопичувати, концентрувати, збирати і упорядковувати інформацію з метою її збереження для нинішнього і прийдешнього поколінь.
Спеціальні функції властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються в більшій ступені відповідно до соціальних потреб суспільства. До них відносяться: управлінська, пізнавальна (освітня), правова, загальнокультурна, меморіальна, Гедонічна та інші функції.
Управлінська або регулятивна функція - виконується документами, які створені для цілей управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, циркуляри, розпорядження, т.е . офіційні та ділові документи).
Пізнавальна або когнітивна функція - здатність документа служити засобом отримання і передачі знань для вивчення процесів і явищ природи і суспільства. Це призначення документа полягає в забезпеченні загальної та професійної процесу навчання (підручник, навчальний посібник, практикум, хрестоматія, методичні рекомендації тощо - тобто навчальні документи), а також наукової діяльності (наукова монографія, дисертація, автореферат дисертації, патент, звіт про НДР і ДКР, тобто наукові документи).
Правова функція - це здатність документа служити засобом доказу, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Правовий функцією в першу чергу володіють офіційні видання (конституція, закони, укази), а також історичні джерела, що служать засобом засвідчення.
Загальнокультурна функція - здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурної традиції, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, прийнятих у суспільстві (літературно-художнє, наукове видання, кінофільм, відеофільм, фотографія, листівка, гравюра та ін.)
Меморіальна (памятніковая) функція - здатність документа служити «зовнішньою пам'яттю» людини і суспільства в цілому, зберігати інф...
