stify">
3. База даних «Діловодство» 3.1 Створення таблиць бази даних
База даних «Діловодство» повинна містити кілька таблиць: дві основні і три допоміжні таблиці. У цьому завданні основними таблицями є:
Вхідні, в якій міститься інформація про вхідних документах [Вх номер, Документ, Код типу, Код орг, Вих номер, Відправник, Дата відпр, Код отд, Одержувач, Дата получ].
Вихідні, в якій міститься інформація про вихідні документах [Вих номер, Документ, Код типу, Код отд, Відправник, Дата відпр, Код орг, Одержувач].
Допоміжні таблиці:
Типи документів [Код типу, Тип док]
Організації [Код орг, Організації, Індекс, Місто, Адреса, Телефон,
Факс, Ел пошта]
Відділи [Код отд, Відділ, Начальник, Телефони]
Кожна з цих таблиць має ім'я, виділене напівжирним курсивом, і складається з записів - рядків, склад яких (перелік полів) зазначений у квадратних дужках. Спочатку створимо порожню базу даних «Діловодство». Тепер, коли порожня база даних існує, створимо порожні таблиці. Починати треба зі допоміжних таблиць Типи документів, Організації, Відділи. Найчастіше таблиці створюються в режимі конструктора, який дозволяє визначити необхідну структуру таблиці. Натискаємо кнопку Створення таблиці в режимі конструктора. У діалоговому вікні спочатку створимо таблицю Типи документів. У графі Ім'я поля введемо Код типу, а в поле зі списком Тип даних виберемо Числовий. Потім, натиснувши на панелі інструментів кнопку із зображенням ключа, зробимо поле Код типу ключовим. Тепер визначимо друге поле - поле Тип док. У графу Ім'я поля введемо його назва, а в поле зі списком Тип даних виберемо Текстовий. Далі в Свойствах поля натискаємо кнопку Підстановка і вводимо параметри, вказані на Рис.1.
Малюнок 1. Таблиця Типи документів, властивості поля - підстановка
Після цього вікно, в якому ми визначали поля таблиці Типи документів, можна закрити. У діалоговому вікні задаємо ім'я таблиці Типи документів. Відкриваємо створену таблицю і вносимо в неї відповідні записи. (Мал. 2)
Малюнок 2. Таблиця Типи документів
Далі створюємо наступні допоміжні таблиці: Організації та Відділи. Вони створюються точно так само, як таблиця Типи документів. У цих таблицях ключовими полями вибираємо Код орг та Код отд. У Свойствах поля (Підстановка) вводимо такі ж дані, як і в полі Код типу в таблиці Типи документів. (Мал. 3, 4)
Малюнок 3. Конструктор таблиці Організації
Малюнок 4. Конструктор таблиці Відділи
Зберігаємо таблиці, задаємо їм імена і вносимо відповідні записи. (Мал. 5, 6)
Малюнок 5. Таблиця Організації
Малюнок 6. Таблиця Відділи
Тепер приступаємо до створення основних таблиць. У таблиці Вхідні поле Вх номер робимо ключовим. Поля Код типу, Код орг, Код отд визначаємо за параметрами, вказаними на Рис.1 для поля Код типу. Тепер при введенні даних в ці поля, визначені як Поле зі списком, можна не згадувати коди типів, організацій і відділень, а вибирати їх зі списку, у рядках яких містяться і коди і назви. Заповнюємо даними таблицю Вхідні. (Мал. 7)
Малюнок 7. Таблиця Вхідні
Переходимо до створення таблиці Вихідні. Ключовим полем робимо поле Вих номер. Поля Код типу, Код отд, Код орг визначаємо за параметрами, вказаними на Рис.1 для поля Код типу. Заповнюємо даними поля, задаємо ім'я і зберігаємо. У таблицю Вихідні вводимо інформацію про вихідних документах. (Мал. 8)
Малюнок 8. Таблиця Вихідні
3.2 Створення схеми даних
Для створення схеми даних скористаємося кнопкою Схема даних в меню Робота з базами даних на панелі інструментів. У діалоговому вікні вибираємо таблиці, що включаються в схему. Після цього з'явиться схематичне зображення таблиць у вигляді прямокутників, що містять список полів. Після цього з'єднуємо з допомогою миші поля Код типу, Код отд, Код орг таблиць Вхідні та Вихідні з ключовими полями допоміжних таблиць. (Мал. 9)
Малюнок 9. Схема даних
3.3 Створення форм
Якщо в таблиці ми бачимо відразу багато записів, то у формі видно поля тільки одного запису, але зате видно відразу всі поля - навіть якщо запис дуже довга.
Створимо форму Вхідні за допомогою Майстра форм. Після натис...
