тому підтримують роботу із загальною документацією.
На нижньому ярусі розташований об'єкт «Виробництво», який включає в себе всі процеси, пов'язані з обробкою і виготовленням продукції. На малюнку 2 представлено більш детальне розгляд організаційної системи.
Малюнок 2 - Організаційна структура підприємства
Незважаючи на специфіку кожної окремої компанії, існує ряд загальних вимог до систем автоматизації офісної діяльності. Найбільш загальним є вимога щодо забезпечення повного контролю за надходженням сировини, виготовленням продукції і подальшої її реалізації. Виробництво включає в себе обробку сировини, виготовлення продукції, її зберігання і продаж.
Весь цей процес супроводжується різними документами: накладними, рахунками, рахунками-фактурами, які необхідні для бухгалтерської звітності.
1.1.2 Призначення і цілі створення системи
Провівши передпроектне дослідження, і склавши функціональну схема процесу, визначили наступні проблеми:
В даний час організація процесу роботи підприємства в частині товарно-грошових відносин проходить зі слабким використанням автоматизації.
Єдиної бази даних постачальників немає. Єдиної бази клієнтів немає. Єдиної бази даних товарів на складі немає. Менеджери відділу продажів формують замовлення тільки після уточнення у комірника інформації про наявність товарів на складі, таким чином, менеджери відділу продажів не можуть дізнатися про наявність на складі товарів у режимі онлайн, що уповільнює роботу за замовленням.
Менеджери відділу продажів ведуть свої дані - картки клієнтів, замовлення покупців, в листах процесора MS Excel.
Кладовщики складу ведуть дані - номенклатуру товарів, дані по складу, в листах процесора MS Excel.
Такий стан даних призводить до великої кількості ручної праці, великій кількості помилок, дублювання інформації через ручного введення. Також сповільнюється процес обслуговування клієнта, падає рівень сервісу, що призводить до втрат клієнтів, а значить і до фінансових втрат підприємства. Також немає оперативного отримання інформації про стан продажів і товарів на складі.
Таким чином, необхідно піти від величезного обсягу ручної праці, дублювання інформації і від великої кількості помилок, шляхом реорганізації процесу.
Аналіз вузьких місць функціонування проблемної області показав, що причини проблем - неправильна організація процесу продажів, і, пов'язані з неправильною організацією, великі матеріальні і трудові витрати.
Так як, технологія автоматизації є найважливішим засобом у вирішенні глобальних проблем традиційного програмування, та впровадження інформаційної системи приносить значний економічний ефект, то для вирішення перерахованих вище проблем розробимо інформаційну систему.
Призначення системи: основним завданням проектованої системи є автоматизація товарно-грошових відносин ТОВ «Регіон» в частині роботи системи продажів.
Мета створення системи:
зниження часу замовлення товарів клієнтами, це забезпечується за рахунок автоматизації процесу замовлення;
поліпшення якості та достовірності одержуваної інформації;
підвищення оперативності обробки даних про залишки, вартості і часу доставки товарів;
підвищення оперативності обробки і формування книги продажів і рахунків - фактур.
Організаційна сутність завдання визначається основними учасниками взаємодії, а саме власне зацікавленими особами компанії, серед яких: генеральний директор і менеджери відділу продажів і бухгалтера.
Економічна сутність завдання визначається, виходячи з наступних можливостей системи:
здійснення можливості стеження за поставками товарів клієнтам;
зменшення можливих помилок, які часто виникають при роботі з паперовими документами;
спрощення всього процесу обробки заявок на поставку товарів клієнтам, що принесе компанії ТОВ «Регіон» безсумнівну економічну вигоду в довгостроковій перспективі.
Впроваджувана система повинна містити дані про контрагентів, номенклатуру товарів, які замовляють клієнти і їх вартість; адресну інформацію; інформацію про складі підприємства, замовлення клієнтів і їх оплату.
Система призначена для автоматизації відділу продажів ТОВ «Регіон», г.Уфа, і для вирішення частини завдань з автоматизації функцій відділу продажів і формуванню документів податкового та бухгалтерського обліку.
Періодичність рішення з...
