. Структура таблиць БД в режимі конструктора
Введення даних в комірки таблиці
Введення даних в комірки таблиці проводиться звичайним чином - ви переводите курсор в потрібну комірку: робите її активної, вводите в неї дані. Для поля з типом даних Лічильник не потрібно, так як значення в цьому полі з'являються автоматично при введенні даних в будь-яку іншу клітинку даного запису. При натисканні клавіші lt; Del gt; осередок очищається; якщо введення даних у вічко перервати, натиснувши клавішу lt; Esc gt ;, то відновлюється старе значення, а якщо натиснути клавіші lt; Enter gt; або lt; Таb gt ;, то в комірку заноситься нове значення. Можна редагувати поточне значення, змінюючи в ньому окремі символи. Для цього треба в комірці таблиці двічі клацнути мишею або натиснути клавішу lt; F2 gt ;. Однак є одна важлива особливість при введенні даних - для деяких типів даних (числовий, грошовий, дата/час, логічний) Access автоматично перевіряє правильність їх введення. Якщо введете букву в клітинку з числовим типом, то Access видасть повідомлення про неправильно введеному значенні і не дозволить перейти до іншої клітинки, поки не будуть введені правильні дані.
Для кожного типу даних (окрім типу даних Лічильник) передбачено пусте (нульове) значення. Якщо порожнє поле має пусте (Null) значення, то це означає, що дані для нього існують, але поки не відомі. Якщо ж введена порожній рядок (два знаки прямих лапок ( )), то це означає, що дані не існують зовсім. Access дозволяє обробляти такі порожні значення. (Рис.2).
Рис. 2. Вихідні дані введені в таблиці
Для зв'язків таблиць використовують схему даних, в якій враховуються зв'язку між полями таблиць за схемами: один-до-одного і один-до-багатьох.
Схема даних для БД Бюро працевлаштування наведена не рис. 3.
Рис. 3. Схема даних БД
Для зручності перегляду можна сортувати записи в таблиці в певній послідовності. Кнопки сортування на панелі інструментів (або команди меню Записи, Сортування, Сортування за зростанням (сортування за убуванням) дозволяють сортувати стовпці за зростанням або за спаданням. Перш ніж клацнути по кнопці сортування, слід вибрати поля, використовувані для сортування. Для вибору поля досить помістити курсор в будь його запис. Після цього клацніть по кнопці сортування - і дані відобразяться в відсортованому порядку, У режимі таблиці можна виділити відразу два або кілька сусідніх стовпців, а потім виконати по них сортування. За умовчанням в Access сортування записів починається з крайнього лівого виділеного стовпця. При цьому записи таблиці будуть відсортовані спочатку по крайньому лівому виділеному стовпцю, потім (для однакових значень у першому сортованому стовпці) - по другому і т.д. Якщо ви хочете відновити порядок відображення записів, використовуйте команду Записи, Видалити фільтр.
Сучасні СУБД такі, як Access, ніколи не сортують таблиці фізично, як це робилося раніше. Засоби сортування даних (а також фільтрації, пошуку і заміни) реалізовані в Access як автоматично створювані запити. Записи таблиці завжди розташовуються у файлі бази даних в тому порядку, в якому вони були додані в таблицю.
Створення форми для введення і перегляду даних
Форми забезпечують найбільш гнучкий спосіб введення, редагування, перегляду і видалення даних і фактично є шаблонами, керуючими відображенням інформації. Форма дозволяє відображати одночасно всі поля однієї або декількох записів. Оптимально побудована форма може вміщати декілька десятків полів на одному екрані, а якщо полів набагато більше, то для кожного запису можна створити багатосторінкову форму. Можна створити форму-меню для виклику інших форм, таблиць, запитів або звітів. У формі кожне поле можна розмістити в точно заданому місці, вибрати для нього колір або заливку і додати елементи управління текстом для ефективного введення даних.
При введенні даних можна не тільки поміщати обчислювані поля в форму, але й додавати розширені правила перевірки коректності введення і елементи управління (наприклад, перемикачі, прапорці, розкривні списки). Лінії, рамки, кольори і фонові зображення покращують зовнішній вигляд даних, полегшують сприйняття форми і підвищують продуктивність роботи. На додаток до цього OLE-об'екги (такі, як малюнки та графіки) можна побачити тільки у формі або в звіті.
Створити форму можна кількома способами. Якщо ви в режимі бази даних відкриєте вкладку Форми і клацніть по кнопці lt; Створити gt ;, то відкриється вікно, в якому зазначені способи створення форми. (Рис. 4).
Рис. 4. Форми для введення і перегляду даних
...
