мств.
. Запити:
. 1. Діючі підприємства;
. 2 Інформація про архів;
. 3 Листування в системі документообігу;
4. Звіти
4.1. Електронний зв'язок;
4.2. Ділова переписка;
. 3. Облік одержувачів.
Створення таблиць
Створення бази даних - одна з найпростіших операцій в Access. При запуску Access відкривається діалогове вікно (рис. 1), в якому пропонується створити нову базу даних або відкрити існуючу. Вибираємо параметр Нова база даних raquo ;, а потім натиснемо кнопку.
Рис. 1. Початкове вікно діалогу.
На екрані з'явитися вікно діалогу Файл нової бази даних raquo ;. Тут необхідно визначити ім'я для нового файлу і вказати його розташування на диску. Задамо назву бази даних Ділове листування приватного бізнесу raquo ;. Access виконає необхідні дії, і через кілька секунд на екрані з'явиться чисте вікно бази даних (рис. 2), з яким ми і будемо працювати.
Рис. 2. Робоче вікно бази даних.
Тепер для того щоб використовувати створену базу даних потрібно ввести дані, необхідні для роботи підприємства. У першу чергу це має бути список співробітників.
Створимо таблицю, яка містить дані співробітників за допомогою конструктора. Для цього спочатку виберемо вкладку Таблиці raquo ;, а потім у вікні бази даних зробимо подвійне клацання миші по листку з підписом Створення таблиці в режимі конструктора raquo ;. На екрані з'явитися вікно зображене на рис. 3.
У першу вільну комірку стовпця Ім'я поля введемо Порядковий номер raquo ;, а в стовпці Тип даних виберемо Счетчик raquo ;. Поле лічильника дуже зручно, так як буде автоматично нумерувати записи, тому використовується для полів, значення яких повинно бути унікальним для кожного запису. Після видалення запису з певним номером, віддалений номер більше не буде присвоюватися новим записам.
О четвертій наступні клітинки введемо Прізвище raquo ;, Ім'я raquo ;, батькові raquo ;, Дата народження raquo ;, місцепроживання і Посада raquo ;. У другому стовпці навпроти кожної введеної записи виставимо Текстовий raquo ;, а навпаки стовпця під назву Дата народження поставимо Дата Час .
Рис. 3 Вікно конструктора для створення Таблиці.
Для того щоб легше було вводити номер телефону в поле Маска введення на панелі Властивості поля поставимо курсор і натиснемо на що з'явилася зліва кнопку. У вікні Створення масок введення виберемо Середній формат дати і клацнемо на Далі raquo ;. У наступному вікні навпроти Маска введення видалимо поточну запис і введемо 00-00-00 raquo ;. Нуль означає - лише цифри від 0 до 9, обов'язково; а знак дефіса буде використовуватися безпосередньо як маска. Тепер натиснемо кнопку Готово raquo ;.
Тепер закриємо таблицю і при збереженні задамо назву Співробітники raquo ;. Решта таблиці створюються аналогічно.
Встановлення зв'язків між таблицями
Коли між таблицями встановлюється зв'язок, величини однієї таблиці ставляться у відповідність величинам з інших таблиць. Щоб створити зв'язок, у двох таблицях, повинно бути поле, що приймає унікальне значення у всіх записах. У батьківській таблиці поле зв'язку зазвичай індексовано (як правило, воно є ключовим полем), і відповідно йому ставиться поле дочірньої таблиці. При цьому полі дочірньої таблиці називається зовнішнім ключем. Перед установкою зв'язків між таблицями потрібно простежити через режим gt; Конструктор наявність в пов'язуються таблицях індексованих полів. Щоб встановити зв'язки між таблицями виконайте дії:
1. Активізувати вікно бази даних і клацніть на кнопці gt; Схема даних, щоб відкрити вікно Схема даних (команди gt; Сервіс gt; Схема даних або за допомогою контекстного меню).
2. Клацнути на кнопці gt; Отобразить таблицю на панелі інструментів.
. У діалоговому вікні gt; Додавання таблиці по черзі вибрати необхідні таблиці подвійним клацанням на імені таблиці з запропонованого списку, якщо вони не відображені на схемі даних.
. Після того, як всі таблиці будуть додані у вікно схеми даних, клацнути на кнопку gt; Закрити в діалоговому вікні gt; Додавання таблиці.
. Клацнути на поле батьківської таблиці і дотягнути зв'язок від нього до поля дочірньої таблиці шляхом протягування при віджатій лівої клавіші миші (коли ще відсутні індекси 1 і ? ).
. Після п...
