ign="justify"> Останнє визначення міститься в ФЗ від 6.04.2011 р N 63-ФЗ «Про електронний підпис». Воно є найбільш вдалим, оскільки закріплює наявність електронної форми та кваліфікованої електронного підпису. Різноманітність легальних визначень пояснюється відсутністю єдиного закону про електронний документ.
Вчені, вивчаючи дану проблему, пропонують свої визначення поняттю «електронний документ». Вони або схожі з запропонованими в сучасному законодавстві поняттями, або відрізняються від них. Наприклад, А.І. Земсков дає визначення електронного документа, тотожне міститься у п. 3.1 ГОСТ 7.83 - 2001: «закінчений за змістом масив інформації, зафіксований машинозчитуваним чином на машиночитаемом носії» [10, с. 40]. Таке розуміння електронного документу не прийнятно, тому що воно говорить лише про факт існування такого документа, без зазначення його реквізитів, встановлених правил оформлення, наявності електронно-цифрового підпису.
В.І. Тихонов вважає, що «електронні документи - електронні дані, що містять атрибути та реквізити, що дозволяють їх ідентифікувати» [20, с. 204-218]. Отже, він підкреслює необхідність наявності реквізитів у документа, електронного цифрового підпису, що має, безсумнівно, позитивне значення. М.Н. Костомаров спростовує всі запропоновані визначення, вважаючи, найбільш точно сутність цього явища відображає термін «електронна форма документа», а «електронний документ» - всього лише проміжний стан, тимчасова форма зберігання складових документ елементів в пам'яті комп'ютера [21]. Електронний документообіг - це електронний обмін діловими електронними документами між автоматизованими системами різних компаній в стандартизованої формі, дієвий засіб підвищення ефективності управління в організаціях [10].
У електронний документообіг використовують системи управління документами, автоматизації ділових процедур, обробки зображень документів, оптичного розпізнавання символів (OCR) та ін.
Процеси роботи з документами змінюються під впливом комп'ютерних технологій.
Таблиця 1 Функції роботи з документами із застосуванням електронних документів
Основні функції роботи з документами Існуючі можливості автоматизації Складання Підготовка тексту на комп'ютері, використання типових текстів, комп'ютерних форм, шаблонів Оформлення Використання типових комп'ютерних форм, шаблонів з типовими елементами оформлення Узгодження Потрібна оцінка документа, сприйняття інформації людиною. Використання електронного аналога підпису при узгодженні електронної версії документа. Підписання (затвердження) Потрібна оцінка документа, сприйняття інформації людиною. Використання електронного аналога підпису. Реєстрація, облік Автоматичне привласнення реєстраційних номерів у відповідності з обраними правилами номерообразованія і запис облікових даних документа в комп'ютерній системі Передача на виконання або відправка адресату При наявності електронного документообігу або електронної копії - використання корпоративної системи документообігу, електронної пошти. Копіювання (розмноження) Використання копіювально-розмножувальної або комп'ютерної техніки - роздруківка додаткових копій документа, підготовленого на комп'ютері; копіювання файлу; сканування або копіювання паперового документа. Отримання Отримання документа по електронній пошті, використання Інтернет або системи електронного документообігу. Ознайомлення Потрібна оцінка документа, сприйняття інформації людиною. Документ на паперовому носії або в електронному вигляді. Розгляд (прийняття рішень по документу, резолюція) Потрібна оцінка документа, сприйняття інформації людиною. Документ на паперовому носії або в електронному вигляді. Введення резолюції або редагування проекту резолюції в корпоративній системі документообігу. Роздруківка введеного проекту резолюції для його підписання керівником. Контроль за проходженням і виконанням документа Потрібна оцінка документа і сприйняття інформації людиною. Документ на паперовому носії або в електронному вигляді. Формальна сторона може бути автоматизована (автоматизація процедури відстеження фактичних термінів виконання документів). Зберігання документа в процесі виконання Забезпечення фізичного збереження електронних документів і баз даних (у тому числі резервне копіювання lt; # justify gt; Наведені приклади автоматизації окремих функцій роботи з документами у процесі управління підтверджують наступне [6]:
) навіть традиційний (паперовий) документообіг в даний час немислимий без автоматизації і використання електронних документів;
) існує необхідність комплексного підходу до використання інформаційних ресурсів і систем, так як зараз недостатньо автоматизації окремих операцій, а необхідне створення цілісної, комплексної, безперервної інформаційної технології;
) при ро...
