ументний управлінський нормативний
Глава 1. Електронний документ: поняття, еволюція
.1 Поняття «електронний документ»
Щодня в масштабах організацій обробляються величезні масиви документів. Багато хто з них породжують велику кількість супроводжуючих документів. Не менше число документів народжується в процесі проектування програмного забезпечення, у тому числі проектування інформаційних систем. У результаті з'являються потоки документів, які доводитися контролювати і перерозподіляти між різними підрозділами. Згідно з даними Siemens Business Services до 30% робочого часу співробітників йде на пошук документів та інші рутинні операції, 15% документів безповоротно втрачається, а 80% часу керівник витрачає на роботу з інформацією. Все це відноситься до технологій діловодства [15]. Почнемо з прояснення термінів.
Звичайно під терміном документ розуміють інформацію, представлену у вигляді тексту і зафіксовану на папері. Хоча документ може бути зафіксований на будь-якому фізичному носії даних. Усна це, чи не зафіксована на фізичному носії інформації, не піддається точному відтворенню і не є документом.
Терминологически документ - будь-які відомості (інформація), зафіксовані на будь-якому носії у просторі та часі; інформація (відомості), створена працею і розумом людини [8].
З масовою комп'ютеризацією, появою більш досконалих технологій та програмного забезпечення виникає реальна можливість переходу на так зване «безпаперове» діловодство, основою якого виступає «електронний документ» - документ, що володіє новими, відмінними від традиційних, характеристиками.
Історія появи поняття «електронний документ» починається в 1970-ті роки в СРСР терміна «машинозчитувані документи». Що вийшов в 1984 р ГОСТ 6.10.4-84 закріпив факт наявності у документальній середовищі документації на нових носіях. Під машинозчитуваним документом розуміли «документ, придатний для автоматичного зчитування міститься в ньому інформації» [21].
ГОСТ 6.10.1-88 містити чотири визначення, що відносяться до машиночитаних документом: машинно-орієнтований документ, документ на машинному носії, документ на машинному магнітному носії (магнітній стрічці, магнітному диску) і машинограмма. Відмітна особливість таких документів полягає лише в тому, що вони повинні бути придатні для обробки на ЕОМ, або створені за допомогою обчислювальної техніки, але їх реквізити оформляються при цьому у встановленому для всіх документів порядку.
Кілька інша інтерпретація машиночитаемого документа дана в ГСДОУ (2.3.3.1) 1991: під ним розуміється «документ, придатний для автоматичного зчитування міститься в ньому інформації». На думку М.В. Ларіна, помилка цього визначення полягає в перебільшенні можливостей техніки з зчитування інформації в автоматичному режимі. Навіть сьогодні, при величезному прогресі обчислювальної техніки, це далеко не завжди можливо виконати без участі людини [21].
У сучасному законодавстві є кілька визначень поняття «електронний документ»:
) Електронний документ - документ на машиночитаемом носії, для використання якого необхідні засоби обчислювальної техніки (п. 3.1 ГОСТ 7.83-2001).
) Електронний документ - інформаційний об'єкт, що складається з двох частин:
- реквизитной, що містить ідентифікуючі атрибути (ім'я, час і місце створення, дані про автора і т.д.) і електронний цифровий підпис; змістовною, що включає в себе текстову, числову та/або графічну інформацію, яка обробляється в якості єдиного цілого. При необхідності документ електронний може набувати різні форми візуального відображення: на екрані або папері (Р 50.1.031-2001).
) Електронний документ - документ, в якому інформація представлена ??в електронно-цифровій формі [2]. У даному визначенні ніяк не визначається сутність електронного документа: якщо слідувати таким визначенням, то будь-яка інформація в електронній формі буде вважатися електронним документом.
) Електронний документ »- це документована інформація, представлена ??в електронній формі, тобто у вигляді, придатному для сприйняття людиною з використанням електронних обчислювальних машин, а також передачі з інформаційно-телекомунікаційних мереж або обробки в інформаційних системах [3].
) Електронний документ - інформація в електронній формі, підписана кваліфікованої електронним підписом, рівнозначний документом на паперовому носії, підписаного власноручним підписом, крім випадку, якщо федеральними законами або прийнятими відповідно до них нормативними правовими актами встановлено вимогу про необхідності складання документа виключно на паперовому носії [4].
