боті з будь-якими документами (паперовими або електронними) в процесі управління організацією або господарською системою функція оцінки інформації залишається за людиною; автоматизовані технології покликані полегшити її виконання, але повністю замінити не можуть.
Відзначаючи необхідність збільшення частки електронних документів в процесі управління, важливо уявляти особливості використання паперових і електронних документів.
Паперові та електронні документи мають свої переваги і одночасно обмеження, пов'язані з носієм інформації.
Розглянемо тільки деякі з них:
) Час транспортування документа.
Для паперових документів ця характеристика залежить від використовуваних способів доставки (віднести, відвезти, переслати по пневмопошті, доставити літаком і т.п.). Електронні документи тут мають незаперечну перевагу, оскільки використання електронних каналів зв'язку дозволяє обчислювати час передачі повідомлення або ознайомлення з файлом документа в базі даних секундами і хвилинами.
) Довідково-інформаційна робота (пошук інформації в інформаційному фонді по атрибутах документа і за змістом).
Для паперових документів вона може бути досить трудомісткою, особливо якщо немає продуманої системи класифікації інформації і документів. Для електронних документів завдання максимально спрощується і скорочується за часом.
) Вимоги до оформлення документів.
Вимоги до оформленію паперових документів визначені стандартами і уніфікованими формами. Вимоги до оформлення електронних управлінських документів (більшості їхніх реквізитів) ще не стандартизовані. Регламентується поки тільки ряд питань використання ЕЦП [18].
) Додання документу юридичної сили.
Для документів на паперовому носії вирішені практично всі питання надання їм юридичної сили. Специфічні вимоги до окремих категорій документів закріплюються спеціальними нормативними актами.
Для електронних документів принципове значення має ФЗ «Про електронний цифровий підпис», покликаний забезпечити правові умови використання ЕЦП.
) Можливість при ознайомленні з документами виділити потрібний фрагмент.
Цю можливість дають і паперовий, і електронний носії інформації документа. Разом з тим є й особливості.
На паперовому документі сліди від позначок, зроблених чорнилом, пастою, олівцем і т.п. зазвичай залишаються. У разі ЕД, якщо дозволяє його формат запису, необхідний фрагмент можна виділити, а потім це виділення прибрати.
) Можливість зробити копію.
У разі виготовлення копії документа на паперовому носії можна використовувати кілька варіантів залежно від використовуваних технічних засобів.
У разі отримання копії з ЕД трудомісткість і витрати часу отримання копії значно зменшуються. Файл можна скопіювати, додатково роздрукувати документ. Файл документа може бути вкладений в електронне повідомлення і відправлений по ЕП.
) Інформаційна безпека та захист інформації.
Для паперових документів захист інформації від несанкціонованого доступу може бути забезпечена фізичної недоступністю документа (зберігання в сейфі, в запираемом ящику столу і т.п.), фіксацією факту передачі документа в спеціальних облікових формах (передача під розписку ), а також іншими організаційними заходами.
Для ЕД це завдання вирішується використанням засобів регламентації доступу користувачів до комп'ютерів і БД, використанням засобів криптозахисту, протоколюванням дій користувачів і т.п. Окрема проблема - технічний захист інформації, у тому числі від комп'ютерних вірусів і хакерів [13].
) Збереження інформації та її доступність для сприйняття людиною.
Збереження документів на паперовому носії визначається досить тривалим періодом її старіння і руйнування.
При роботі з ЕД важливо враховувати, що життєвий цикл програмних засобів і носіїв запису (моральне та фізичне старіння) може бути менше, ніж необхідний термін зберігання документа. Звідси виникає проблема перезапису інформації на інший носій і засобів її аутентифікації (інакше документ втратить юридичну силу).
) Сфера застосування (побутування) документів.
Документи на паперових носіях застосовуються повсюдно.
ЕД використовуються тими учасниками комунікацій (організаціями та фізичними особами), які мають відповідну комп'ютерну техніку.
Т.а., паперові та електронні документи мають свої переваги.
Традиційні документи ...
