результат колегіальної діяльності (постанови і рішення) і єдиноначальності (наказ, розпорядження).
Можна виділити наступні стадії підготовки розпорядчого документа: вивчення суті питання, підготовка проекту документа, узгодження документа, підписання. Для постанов і рішень додається стадія обговорення та прийняття цих документів на засіданні колегіального органу.
Процедуру складання, погодження та оформлення розпорядчого документа бажано описати в інструкції з діловодства. У ній викладається послідовність робіт над проектом документа і ті вимоги, дотримання яких забезпечують юридичну повноцінність документа.
Підготовка проекту розпорядчого документа може бути доручена одному або декільком структурним підрозділам або окремим посадовим особам. При розробці проектів складних і великих розпорядчих документів можуть створюватися робочі групи (комісії), залучатися вчені або кваліфіковані фахівці з числа практичних працівників. Головне умова, що забезпечує якість документа, - достатня компетентність осіб, які його готують. Чим вище рівень складається документа, тим вище вимоги, пропоновані до його укладачам (професіоналізм, глибина знання питання, загальний культурний рівень, вміння викладати думки).
Юридичною підставою розробки розпорядчого документа може бути видання документа органами влади та управління, конкретне доручення вищого органу, необхідність здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності для здійснення завдань, покладених на установу. Установа або структурний підрозділ може виступити з ініціативою розробки розпорядчого документа з якого-небудь питання.
Перша стадія розробки проекту розпорядчого документа, як і всякого іншого, визначення кола питань, які належить в ньому відобразити. Залежно від важливості управлінського дії, приступають насамперед до вивчення законодавчих актів і рішень уряду, відомчих нормативних актів, що передують розпорядчих документів з даного і аналогічних питань.
Вивчення законодавчих актів і урядових документів забезпечить не тільки правову основу документа, але і його спрямованість, державну постановку проблем. Перегляд раніше виданих з даного питання розпорядчих документів дозволить поставити в разі необхідності питання про їх заміну, скасування окремих пунктів. Підготовка проекту розпорядчого документа вимагає збору необхідної інформації по суті поставленого питання. Тільки зібравши і вивчивши необхідні матеріали, отримавши повну ясність по предмету вивчення, чітко визначивши мету видання розпорядчого документа, приступають до складання його проекту. Основну увагу слід сконцентрувати на формулюванні основних положень конкретного рішення. Спочатку потрібно зробити це начорно, а потім відредагувати і уточнити частини в порядку узгодження.
Текст розпорядчого документа найчастіше складається з двох взаємозалежних частин - констатуючої та розпорядчої. Констатуюча частина є введенням в істота розглянутого питання. Вона покликана пояснити, чим викликана необхідність розпорядження. У ній можуть бути перераховані факти, події, дана оцінка. Нерідко в констатуючій частині дається переказ акту вищого органу, на виконання якого видається даний розпорядчий документ (найчастіше наказ). У цьому випадку вказуються вид акта, його автор, дата, номер, повна назва (заголовок), тобто наводяться всі пошукові (посилальні) дані. К...
