:
ініціатори платежів;
акцептори платежів (залежно від структури компанії або складності процесу акцептори можуть також утворювати ієрархічну структуру. Наприклад, з позабюджетних платежів може вимагатися не тільки підпис керівника відділу продажів і слідом за ним фінансового директора, а й підпис генерального директора);
виконавці платежів.
Етап 4. Визначення функціоналу для кожної штатної одиниці
Необхідно визначити для кожної одиниці:
Тип цієї одиниці (ініціатор відділу А, ініціатор відділу N, акцептор 1-го рівня, акцептор n-рівня, виконавець);
функціональні обов'язки зазначеної одиниці;
від кого одиниця приймає інформацію і кому передає;
терміни надходження заявки, роботи з нею і час передачі заявки наступного ланці.
Етап 5. Розробка пакету документів
При впровадженні бізнес-процесу потрібно розробити єдиний пакет документів, що включає всі необхідні шаблони для кожної штатної одиниці, орієнтуючись на складену блок-схему і розроблені функціонали штатних одиниць. Для ініціаторів - шаблони подачі заявок на оплату, шаблони пояснювальних для позаштатних платежів, шаблони для аналітики за підсумками періоду, шаблони звітних документів для надання керівництву і т.д. зробити це не важко.
Етап 6. Контроль і моніторинг
В системі на даному етапі необхідно передбачити систему, яка не тільки буде фіксувати стан платежу (пройшов / не пройшов), а й буде сигналізувати про поточний стан заявки, у кого вона знаходиться на виконанні (on-line моніторинг за проходженням заявки з відображенням поточного статусу платежу).
Ввівши подібний інструмент і дотримуючись неухильного дотримання оперативності та правильності роботи з ним компанія дуже швидко побачить плюси від прозорості схеми і розуміння оперативної ситуації. З метою недопущення коливань системи і відставання від регламенту, керуючому слід визначити штрафні бали і санкції за несвоєчасну здачу і приймання матеріалів, помилки в розрахунках, оформленні і т.д. на кожному етапі проходження заявок.
Етап 7. Позаштатні ситуації
Окремо необхідно розглянути ймовірні сценарії позаштатних ситуацій і варіанти їх вирішення. Ймовірно, розробити систему кодів або спеціальних найменувань для найбільш часто зустрічаються випадків. Це дозволить не витрачати час на пояснення: уявіть, в ланцюжку 3-7 ланок. Названий код ситуації дозволить знизити тимчасові втрати.
Етап 8. Впровадження бізнес-процесу
До того, як цей бізнес-процес буде оформлений у вигляді регламентних документів наказом генерального директора і прийме форму обов'язкового до виконання усіма структурними одиницями компанії, потрібно провести величезну роботу з впровадження технології та її функціонуванню на практиці.
Для вирішення цього завдання виділяється співробітник (і), який протягом першого етапу контролює успішність технології. За підсумками цього першого етапу вносяться необхідні корективи і запускається другий етап. По завершенню - знову корективи. І так до тих пір, поки бізнес-процес «Платіжний календар» не успішно функціонувати без збоїв.
...
